Como compartilhar responsabilidades

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #111: Como compartilhar responsabilidades, que foi enviada no dia 20 de agosto de 2025. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Como já comentei em edições anteriores, estou com uma rotina um pouco corrida por ter assumido um projeto grande no trabalho. Com isso, tenho mais responsabilidades do que o normal e preciso que os meus colegas e liderados compartilhem dessa responsabilidade comigo para dar tudo certo. Por isso, me interessei em revisar alguns conceitos sobre como as pessoas podem se responsabilizar no trabalho.

Não queria trazer apenas a visão de quem passa a responsabilidade para os outros, então vou usar a estrutura que vi num curso para comentar os dois pontos de vista: de quem passa a responsabilidade e de quem recebe a responsabilidade.

O curso, que fiz há um bom tempo atrás, menciona um artigo da HBR que descreve cinco passos para o processo de fazer alguém assumir responsabilidades:

1. Expectativas claras
2. Capacidade clara
3. Mensuração clara
4. Feedback claro
5. Consequências claras

Expectativas claras

O primeiro passo é ser muito claro em relação às expectativas. Se você quer que alguém assuma alguma tarefa ou processo, é importante deixar claro o que é esperado de quem está recebendo essa demanda. Reforçar os pontos principais e pedir para que quem está recebendo as instruções resuma o que entendeu que deve fazer é uma boa forma de confirmar que as expectativas estão claras.

Do ponto de vista de quem está recebendo a responsabilidade, é importante tirar todas as dúvidas e sinalizar o que não está claro. Deixar pontos em aberto e questionar apenas perto do prazo não é a melhor forma de garantir que o que é esperado vai ser entregue a tempo.

Capacidade clara

O segundo passo é entender se quem recebe a responsabilidade tem todas as habilidades necessárias para cumprir as expectativas. Caso não tenha, a ideia é criar um plano para que seja possível desenvolver as habilidades faltantes. Se não houver tempo suficiente, vale considerar passar a responsabilidade para outra pessoa.

Como quem recebe a responsabilidade, é esperado que qualquer desafio além das suas capacidades seja devidamente sinalizado. Caso você entenda que precisa de mais tempo para aprender o que é necessário, é melhor falar que precisa de apoio do que assumir algo que não vai conseguir lidar.

Acordar uma entrega sem estar seguro de que os envolvidos têm capacidade de concluir a demanda com sucesso é uma forma de garantir o fracasso do projeto.

Mensuração clara

Manter atualizações semanais do projeto é uma forma de evitar problemas sinalizados apenas perto do prazo. Quando é combinado um acompanhamento, tendemos a revisar o que foi feito e o que está com impedimentos antes de entrar na reunião para falar a respeito. De certa forma, ter esse combinado garante que quem está responsável vai se dedicar pelo menos uma vez por semana para garantir que tem atualizações para passar. Pelo menos eu entendo que é assim que quem recebe responsabilidades no trabalho deveria encarar esse acompanhamento.

A ideia de acompanhar um projeto de perto é tentar garantir que os problemas vão ser resolvidos o mais rápido possível porque eles serão sinalizados o mais rápido possível. Por mais responsável e preocupado com o seu trabalho que você seja, sempre é bom ter esse tipo de agenda na semana para não perder o ritmo e se manter sempre atento.

Feedback claro

Fazer o acompanhamento não envolve apenas ouvir sobre o andamento do projeto, mas também dar feedbacks claros sobre o que está dando certo e o que não está indo muito bem. Com esses direcionamentos, é mais provável que o planejado seja concluído.

Como quem está responsável pelo projeto, é interessante pedir feedbacks do andamento, caso a percepção de quem acompanha não esteja clara. Ter pontos de vista de diferentes pessoas pode ajudar a entender o que deve ser priorizado em seguida.

Consequências claras

O artigo menciona que, se todas as etapas anteriores forem seguidas, quando quem passou a responsabilidade for tomar uma decisão, existem três opções:

1. Repetir: repita os passos anteriores se entender que ainda está faltando clareza no processo
2. Recompensar: se quem assumiu a responsabilidade tiver sucesso, então avance para a recompensa apropriada
3. Liberar: se quem assumiu a responsabilidade não conseguiu ter sucesso, então libere essa pessoa da responsabilidade da forma mais adequada

Passar a responsabilidade para alguém assumir alguma demanda exige confiança, mas é importante também fazer a sua parte. Isso significa passar todas as informações e ferramentas necessárias para que se possa atingir o sucesso.

Receber uma responsabilidade no trabalho não envolve apenas assumir tudo o que recebe. Quem está sendo cobrado pela entrega também pode cobrar clareza e objetivos bem definidos. Equilibrar entre o que consegue assumir sem muito problema e entre o que o desafia aos poucos é uma ótima forma de ir aumentando o seu impacto e influência no trabalho. Principalmente quando consegue usar esse princípio para ter sucesso em todas as responsabilidades que assume.

Até a próxima!

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