Anotações do curso Business analysis fundamentals

O curso Business analysis fundamentals é o primeiro da formação Microsoft Business Analyst Professional Certificate. Esse foi um dos cursos mais interessantes dessa formação e escrevi 11 páginas no GoodNotes durante ele.

Muitos pontos são interessantes para usar como referência para pesquisar mais sobre o assunto. E foi bem interessante revisitar as minhas anotações.

Continuando com a revisão que fiz em alguns posts, seguem as anotações que fiz nesse curso.

Algumas definições

O analista de negócios analisa, interpreta e documenta operações de negócios e dados, fornecendo insights que moldam a tomada de decisão estratégica.

Qual é o papel de um analista de negócios:

• Age como um intermediário entre stakeholders e quem entrega soluções
• Analisa o impacto e o risco de soluções

Stakeholder: pessoa ou grupo afetado pelo projeto.

10 responsabilidades-chave e atividades diárias de um analista de negócios:

1. Identificação de problemas
2. Gestão dos stakeholders
3. Gerenciamento de riscos
4. Análise e melhoria de processos
5. Análise de dados
6. Coleta e documentação de requisitos
7. Avaliação e recomendação de soluções
8. Teste e validação
9. Suporte de implementação
10. Melhoria contínua

Tipos de problemas que um analista de negócios ajuda a resolver:

• Eficiência operacional
• Melhoria da experiência do cliente
• Avaliação de viabilidade
• Projetos de compliance

A carreira de um analista de negócios tem muitos pontos de entrada e muitos pontos de transição:

• Trilha técnica
• Trilha operacional
• Trilha estratégica

Ciclo de vida de um projeto:

• Início do projeto
• Levantamento e análise de requisitos
• Design e planejamento
• Desenvolvimento e implementação
• Review após a implementação
• Fechamento do projeto

Processo: uma série de atividades executadas em uma ordem específica.

A eficiência de um projeto pode ser avaliada através da quantidade de esforço exigida para se atingir um objetivo de negócio desejado.

Metodologias de melhoria de processos de negócio (Business Process Improvement - BPI):

• Six sigma
• Lean manufacturing
• Kaizen
• Total Quality Management (TQM)
• Business Process Management (BPM)

Análise de causa raiz (Root Cause Analysis - RCA):

• Um método estruturado para encontrar as causas de um problema, ao invés de olhar apenas para os sintomas
• 5 Porquês

Análise de uma organização:

• Análise SWOT (strengths, weaknesses, apportunities e threats)
• Análise financeira
• Análise da cultura organizacional

Falsas fraquezas (fraquezas percebidas ou fraquezas aparentes): é uma característica ou aspecto de uma organização que inicialmente pode parecer uma fraqueza, mas que não afeta o desempenho ou a posição competitiva significativamente após uma análise mais cuidadosa.

Métodos quantitativos

Técnicas matemáticas e estatísticas usadas para medir e interpretar operações de negócios:

• Break-even analysis
• Regression analysis
• Trend analysis
• Statistical sampling

Amostragem de atividades:

• Uma técnica quantitativa usada para coletar dados de processos
• Observar e registrar o tempo gasto em diferentes atividades dentro de um processo de negócios

Análise de dados:

• Processo de coletar, revisar, limpar e transformar dados para descobrir informações significativas, chegar a conclusões e apoiar a tomada de decisão
• Envolve analisar dados brutos para encontrar padrões, insights e informações acionáveis
• Passos
  • Coleta de dados
  • Revisão e limpeza dos dados
  • Entendimento da estrutura de dados
  • Análise de dados exploratória (Exploratory Data Analysis - EDA)
  • Modelagem de dados

Análise estatística:

• É um componente fundamental da análise de dados que envolve métodos estatísticos para analisar dados, descobrir padrões, fazer inferências e tomar decisões de negócios baseadas em evidências baseadas em dados
• Mediana: é o valor do meio de um conjunto de dados ordenado. Ordenado significa que os valores do conjunto de dados estão ordenados de forma ascendente ou descendente
  • Se o conjunto de dados tem um número ímpar de valores, a mediana é o valor do meio
  • Se o conjunto de dados tem um número par de valores, a mediana é a média dos dois valores centrais
• Média: calculada adicionando todos os valores de um conjunto de dados e dividindo o resultado pela quantidade de valores no conjunto
• Moda: indica o número mais frequente em um conjunto de dados
• Variância e desvio padrão: ajuda a medir a variabilidade de dados, ou seja, a entender a extensão em que os dados dentro de um conjunto estão distribuídos ou dispersando entre eles
  • Baixa variância: dados não muito distantes uns dos outros
  • Alta variância: dados distantes uns dos outros
• Variância: calcula quão longe cada valor em um conjunto de dados está da média, eleva essas diferenças ao quadrado e faz a média delas
• Desvio padrão: indica o quanto os números em um conjunto de dados variam da média. É a raiz quadrada da variância

Métodos qualitativos

Focam em capturar experiências e percepções subjetivas.

Workshop: uma reunião em que profissionais convergem para aprender, resolver problemas, gerar insights ou construir soluções inovadoras coletivamente:

• Definir objetivos claros
• Conhecer o público-alvo
• Criar uma agenda detalhada
• Quebrar o gelo
• Tornar divertido
• Preparar o cenário (apresentar o objetivo e a agenda)
• Apresentar o que foi descoberto de forma efetiva
• Alinhar o problema
• Criar um ambiente de apoio
• Fazer perguntas abertas
• Documentar ações e próximos passos
• Pedir feedback ativamente e focar em melhoria contínua

Focus group: método em que um grupo pequeno de pessoas participa de uma discussão guiada por um moderador:

• Definir objetivos
• Recrutar
• Criar um ambiente acolhedor
• Encorajar discussão
• Capturar e analisar insights
• Fazer um follow-up com os participantes
• Refletir e iterar

Entrevistas: formato 1:1:

• Coletar insights detalhados
• Construir rapport
• Endereçar necessidades
• Garantir confidencialidade
• Esclarecer ambiguidades

Sessões com stakeholders: aproveitar o poder de narrativas para criar cenários e transmitir emoções e atitudes

• Construir entendimento compartilhado
• Engajar os stakeholders do projeto
• Inspirar ação
• Fomentar a colaboração

Métodos híbridos

Qualitativos e quantitativos:

• Pesquisas
• Análise de protocolos (observar a experiência do usuário)
• Análise de cenários (cenários hipotéticos)
• Análise dos papéis do usuário

Montando pesquisas efetivas:

• Defina objetivos claros
• Selecione os tipos apropriados de perguntas
• Garanta clareza e consistência
• Considere o viés nas respostas
  • Viés de desejabilidade
  • Viés de aquiescência

Análise de protocolos: observe as pessoas fazendo atividades, para entender como elas estão fazendo e quais decisões elas estão tomando:

• Revela o quê, por que e como através da observação
• Comportamento, interações e eventos
• Três pilares
  • O que acontece no processo? Quais passos?
  • Por que as pessoas fazem o que elas fazem no processo?
  • Como as pessoas conduzem o processo?
• Aplicações: otimização de processos de negócios, design de workflows, pesquisa de UX e psicologia organizacional

Análise de cenários: usada para avaliar cenários potenciais para o melhor ou pior caso:

• Análise “e se?”
• Diferentes cenários baseados em diferentes suposições
• Importante para o processo de tomada de decisão
• Ajuda a lidar com a incerteza

Análise dos papéis do usuário: analise quem seus usuários são e descubra as suas necessidades, preocupações e agendas ocultas. Usado para entender os usuários de um produto, serviço ou sistema de computador:

• Usuário: indivíduo ou entidade que interage diretamente com um produto, serviço ou sistema para atingir objetivos específicos ou tarefas ou indiretamente receber algum valor a partir dessa interação
• Stakeholders: podem ser os usuários ou não
• Papéis do usuário: definem as tarefas e interações dentro do processo, produto ou aplicação
• Identifica papéis e define as características dos usuários, como o conhecimento, experiências, ambiente, frequência de uso e, dependendo do tipo do produto, o hardware, software e tecnologias assistivas
• Estabelece as bases para a criação de histórias de usuário durante a fase de levantamento de requisitos
  • Histórias de usuário são descrições concisas de features focadas no usuário ou funcionalidades escritas do ponto de vista do usuário
  • Histórias de usuário são requisitos escritos num formato específico: Como [papel do usuário], eu quero [fazer algo], para que eu possa [ter o seguinte resultado ou valor de negócio]
• Passos principais
  • Identificar os usuários
  • Identificar os papéis e responsabilidades dos usuários
  • Coletar e documentar tarefas de alto nível para cada papel
  • Analisar as tarefas e responsabilidades de cada papel, incluindo os riscos
• Deve ser um dos primeiros passos no desenvolvimento de aplicações ou processos e no redesenho de serviços, já que auxilia no momento de estabelecer o escopo do projeto e de avaliar quanto tempo deve ser alocado para coletar requisitos dos usuários
• Também deve ser um dos primeiros passos no momento de definir controles de acesso

Stakeholders

Quem são os stakeholders:

• Possuem um interesse pessoal na entrega de um projeto
• Exercem influência, fornecem recursos ou são afetados pelo resultado de um projeto
• Impacto direto ou indireto
• Podem ser internos (dentro da organização) ou externos (fora da organização)
• Garanta o envolvimento e o engajamento dos stakeholders
• A identificação dos stakeholders é crucial para entender as necessidades, expectativas e influência de cada stakeholder e garantir a gestão eficiente do projeto

Stakeholder mapping: é um processo estruturado que envolve identifica, analisar, categorizar e posicionar os stakeholders de acordo com o nível de interesse e influência que eles podem possuir no projeto

• Identificação de stakeholders
  • Interno ou externo
  • Direto ou indireto (primário ou secundário)
    • Inclui envolvimento, interesse e influência
• A lista de stakeholders é flexível e pode evoluir conforme a solução começa a tomar forma
• Stakeholder wheel
• Registro de stakeholders
• O mapeamento de stakeholders contribui na identificação de riscos do projeto e na implementação de estratégias de gestão de risco para garantir o sucesso da entrega do projeto
• Framework para entender a dinâmica dos stakeholders:
  • Identificação
  • Mapeamento
  • Categorização
  • Priorização

Categorização de stakeholders: é o processo de organizar stakeholders em grupos ou categorias baseado nos níveis de influência, interesse, envolvimento ou outro critério relevante:

• Crucial por diversas razões:
  • Adapta a comunicação e o engajamento
  • Prioriza recursos e esforço
  • Entende a dinâmica dos stakeholders
  • Gerencia expectativas e riscos
  • Facilita o engajamento dos stakeholders

Comunicação

Comunicação efetiva:

• Analistas de negócios traduzem necessidades de negócio em requisitos acionáveis
• Boa comunicação = explicar algo e ser imediatamente compreendido
  • Escutar, observar e ajustar
• Estilo de comunicação: como você se expressa
  • Passivo
  • Agressivo
  • Passivo-agressivo
  • Assertivo (o estilo efetivo)
• Tipos de comunicadores:
  • Colaborativo ou diplomático
  • Autoritário ou ditatorial
• Entender os estilos de comunicação permite que os analistas de negócios adaptem a sua abordagem para trabalhar de forma efetiva com diferentes stakeholders
• Meios de comunicação:
  • Face a face
  • Comunicação escrita
  • Comunicação virtual

Matriz RACI (matriz de atribuição de responsabilidades):

• Uma grade visual que comunica os papéis e responsabilidades em um projeto ou processo
• Principais papéis para stakeholders:
  • Responsável (Responsible)
  • Aprovador (Accountable)
  • Consultado (Consulted)
  • Informado (Informed)
• A matriz contém tarefas versus papéis
  • Células são preenchidas com o papel
• Geralmente, indica apenas um aprovador

Matriz RASCI:

• Uma versão da matriz RACI
• Inclui o framework de papéis e responsabilidades e adiciona o papel de apoio (Supportive)
• Usado quando as tarefas exigem o suporte ou recurso ativo de algum stakeholder

Monitor o progresso

Roadmap:

• Delimita visualmente o plano de alto nível, marcos e linha do tempo de um projeto
• Comunica o que vai ser entregue de forma geral
• Foco em entregas estratégicas
• Usado para o planejamento de projetos
• Destaca marcos

Gráfico de Gantt:

• Muito mais detalhado do que o roadmap
• Acompanha a entrega do projeto
• Criando um gráfico de Gantt:
  • Identificar e listar as tarefas e marcos do projeto
  • Agrupar as tarefas dentro dos marcos
  • Alocar recursos
  • Estimar a duração das tarefas
  • Determinar as dependências das tarefas
  • Criar o gráfico de Gantt

Engajamento dos stakeholders:

• Alinhamento de objetivos
• Alocação de recursos e suporte
• Gestão de riscos e resolução de problemas
• Aumento na colaboração e na inovação
• Como melhorar:
  • Identificar os interesses e expectativas dos stakeholders
  • Estabelecer canais claros de comunicação
  • Engajar cedo e frequentemente
  • Demonstrar o valor e o impacto do projeto sobre os objetivos
  • Construir confiança e relacionamentos

Objetivos representam metas abrangentes ou resultados desejados de um projeto, fornecendo uma direção clara para as entregas do projeto.

Entregáveis são produtos tangíveis ou resultados que precisam ser produzidos para atingir os objetivos do projeto.

Gestão de risco: uma abordagem proativa para lidar com potenciais disrupções e garantir o sucesso do projeto:

• Minimiza a ocorrência de impedimentos no projeto e garante que um plano existe para atuar sobre eventos inesperados
• Passos:
  • Identificar potenciais riscos (probabilidade, severidade, potencial impacto)
  • Estratégias de respostas aos riscos (mitigar, transferir, evitar)
• Processo contínuo

Escalada de riscos:

• Escalar envolve reportar o risco para uma autoridade de maior nível
• É importante porque garante que potenciais problemas que exigem recursos adicionais ou mudanças no escopo do projeto ou no planejamento serão atendidas imediatamente
• Serve para trazer atenção ao risco que exige o envolvimento de alta liderança, permitindo a tomada de decisão informada e dentro do tempo suficiente para mitigar o risco

Os tipos ou categorias de riscos se referem às várias classificações usadas para categorias potenciais riscos e oportunidades que podem impactar o projeto ou a organização.

Mitigação de riscos envolve proativamente identificar potenciais riscos, analisar os impactos e implementar estratégias para minimizar a ocorrência ou o impacto no projeto.

Identificação de riscos envolve descobrir sistematicamente as potenciais ameaças e oportunidades para melhor entender o cenário de erros do projeto.

Gestão de projetos envolve atingir objetivos específicos dentro de restrições definidas como tempo, orçamento, qualidade e disponibilidade de recursos. Aplicando processos e metodologias estruturados para garantir que os projetos sejam entregues de forma eficiente, dentro do tempo e dentro do escopo.

Objetivos: o “por quê” do projeto que foca em entender o propósito, o racional e a importância da estratégia do projeto.

Entregáveis: o “o quê” do projeto se refere às entregas específicas, resultados tangíveis ou produtos produzidos como o resultado das atividades de um projeto.

Scope creep: quando o escopo de um projeto se expande.

Oito estratégias para gerenciar um projeto efetivamente de ponta a ponta:

1. Definir objetivos claros
2. Planejar estrategicamente
3. Gerenciar riscos proativamente
4. Engajar stakeholders
5. Comunicar de forma efetiva
6. Monitorar o progresso
7. Adaptar e iterar
8. Celebrar o sucesso e aprender com os desafios

Essas foram as anotações do curso. Algumas anotações eu acabei não traduzindo para não alterar o significado.

Espero que esse registro também seja útil para você também.

Até a próxima!

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