Priorização

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #86: Priorização, que foi enviada no dia 04 de setembro de 2024. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Lendo sobre priorização, é muito fácil encontrar várias técnicas e dicas que apresentam um framework e como usá-lo sem aprofundar muito nos conceitos envolvidos. Eu mesma faço isso em várias publicações do blog, principalmente porque o objetivo principal é compartilhar conceitos que aprendo. Mas eu li sobre a Matriz de Eisenhower a partir de um novo ponto de vista e fiquei com essa informação ressoando em mim por dias.

O livro em questão é o “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, do Stephen R. Covey. Estou demorando para finalizar essa leitura, porque a cada capítulo é tanta afirmação que me faz pensar que eu simplesmente não consigo avançar. Assim como o que vou compartilhar aqui sobre a priorização, o autor fala de muitos conceitos importantes para quem não está acostumado a se colocar em primeiro plano. Ler esse livro realmente absorvendo e pensando em como aplicar cada informação está sendo uma ótima experiência.

Voltando para a Matriz de Eisenhower, um dos capítulos do livro fala sobre princípios do gerenciamento pessoal e apresenta essa matriz como uma matriz de gerenciamento de tempo. E o conceito principal é que pessoas eficazes se mantêm afastadas de tarefas não importantes, sejam elas urgentes ou não.

Relembrando a Matriz de Eisenhower, ela possui 4 quadrantes:

• Primeiro quadrante: tarefas urgentes e importantes
• Segundo quadrante: tarefas não urgentes e importantes
• Terceiro quadrante: tarefas urgentes e não importantes
• Quarto quadrante: tarefas não urgentes e não importantes

O que significa que o autor sugere que para ser uma pessoa eficaz, devemos focar apenas nas tarefas dos primeiro e segundo quadrantes. Indo além, a sugestão completa inclui reduzir o tamanho do primeiro quadrante e focar nas tarefas do segundo quadrante.

Pode parecer contraintuitivo, mas focar nas tarefas não urgentes e importantes evita que elas se tornem urgentes e que a nossa rotina seja tomada apenas por tarefas do primeiro quadrante. Vou usar o exemplo da minha atuação como gestora para ilustrar esse ponto.

Eu tenho diversas tarefas que, dependendo do momento do ano, se encaixam no primeiro quadrante. Em época de ciclo de avaliação, a tarefa de consultar as minhas anotações para preencher o sistema com a avaliação de cada liderado se torna urgente e importante. Mas ela será bem mais fácil de concluir se durante o ano inteiro eu lembrar dessa tarefa, registrando os feedbacks, as entregas e os pontos de evolução de cada liderado. Ou seja, se enquanto essa tarefa estiver no segundo quadrante eu der a devida atenção para ela, eu vou conseguir reduzir o tempo necessário para concluí-la conforme ela for sendo transferida para o primeiro quadrante.

Para ser uma gestora eficaz, eu preciso manter no meu radar as minhas responsabilidades junto ao time. Não focando em cada uma delas apenas quando tenho um prazo estipulado. Dessa forma, eu passarei o meu ano focada em tarefas importantes, com grande impacto para o time e evitarei o estresse de estar apenas atuando em demandas urgentes. É benéfico para mim e benéfico para o time.

Ver a Matriz de Eisenhower apenas como um framework que indica a ordem de execução de tarefas pode ser perigoso no longo prazo. Se formos seguir apenas a definição básica, estaremos sempre correndo atrás do que é urgente e esquecendo de cultivar o que é importante para nós enquanto temos tempo para trabalhar com calma.

Para finalizar, deixo aqui o questionamento apresentado no livro e que sigo pensando a respeito:

O que você poderia fazer (e não está fazendo no momento) capaz de causar uma tremenda alteração para melhor em sua vida pessoal e profissional, se feito de maneira constante?

Até a próxima!

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