Dando visibilidade do trabalho

Recentemente, estive tendo muitas conversas com o time sobre visibilidade do trabalho. Sou uma grande defensora do trabalho remoto, mas entendo que ele pode não ser o melhor formato para quem não está ciente das diferenças entre esse formato e o formato presencial.

Todo o meu time trabalha remotamente e, como gestora, eu não gosto de seguir pelo caminho do microgerenciamento. Mas, para não ser obrigada a fazer isso e para entender o andamento do trabalho, eu preciso que o time me informe sobre o que está acontecendo. Nesse post, eu vou falar sobre quais estratégias cada integrante pode usar para dar visibilidade do trabalho sem se sobrecarregar.

Atualização do Jira

O primeiro local que eu consulto para entender o andamento de uma demanda é o quadro do time. Nós usamos o Jira e temos vários acordos que devem ser seguidos para a utilização dele.

Seguir os acordos do quadro já é metade do caminho necessário para dar visibilidade do trabalho para a liderança e para todos do time. Dentre os acordos nós temos:

• Manter o card no status correto
• Adicionar comentários sinalizando quando alguma alteração ocorrer durante o desenvolvimento
• Bloquear o card quando algum problema que não depende do desenvolvedor ocorrer
• Adicionar os casos de teste necessários para validar o desenvolvimento
• Incluir evidências relevantes após o teste do card

Se um card está com todas essas informações, provavelmente não vou precisar fazer perguntas adicionais para entender o que está acontecendo. Em momentos como a Operation Review, por exemplo, eu preciso consultar o histórico de cards e sempre preciso consultar os desenvolvedores que não mantêm informações completas sobre o que aconteceu durante o desenvolvimento.

Para deixar claro, um card atualizado não vai precisar ter uma grande quantidade de texto. O que eu estou falando aqui é sobre informações importantes que impactam no dia a dia e no que sobe para produção. Falei sobre a importância do card como documentação aqui.

Participação nas Dailies

Entrar na Daily e não prestar atenção no que os outros falam ou trazer uma fala padrão apenas para dizer que participou, não funciona. O que eu sempre espero ouvir na Daily envolve:

• O que você estava fazendo desde a última Daily?
• Você teve algum impedimento desde a última Daily? Em caso positivo, o que você fez para resolver ele?
• O quão perto de finalizar o card estamos? A expectativa passada anteriormente ainda se mantém?

Se você dedica 5 minutos antes da Daily para pensar no que é importante falar para o time, é possível usar 2 minutos para uma Daily que dá visibilidade.

É sempre muito nítido quando alguém fala na Daily sobre o trabalho sem ter pensado antes no que precisa falar. Eu me esforço para ouvir com atenção, mas é bem desafiador quando quem fala demonstra que claramente não se preparou. A minha expectativa é que todos respeitem o tempo dos colegas e se preparar antes de entrar na reunião e prestar atenção na fala de todos são formas de respeitar o tempo de todo mundo.

Uso dos canais da Squad

Trabalhando remoto, existem duas formas de manter o time se comunicando frequentemente:

1. Enchendo a agenda de reuniões
2. Usando os canais da Squad no Slack

Eu já tenho reuniões demais fora da Squad para querer ter mais reuniões com o time. Mas quando o trabalho não aparece no dia a dia, a falta de visibilidade acaba nos obrigando a reunir mais o time de forma síncrona.

Para usar bem os canais da Squad, você não precisa passar o dia escrevendo mensagens. Mas, quando você tem impedimentos, dúvidas e alinhamentos e decide fazer todos na DM, sem dar visibilidade no canal e contando somente na Daily (quando conta), a sensação que passa é que o trabalho não está avançando.

Para mim, é muito frustrante descobrir somente na Daily do dia seguinte que o time está há um dia inteiro com impedimentos que eu poderia ajudar. Mesmo que eu não possa ajudar, eu uso as informações que o time me passa para dar visibilidade do nosso trabalho. Sendo assim, se eu não sei o que acontece, eu não estou dando a visibilidade correta.

Além desses pontos, também é muito comum que eu receba na DM a mesma dúvida de mais de uma pessoa. Se a pergunta é feita no canal, todo mundo tem visibilidade da resposta e não precisariam perguntar de novo o que já foi discutido com todos. O canal se torna um registro do trabalho e dúvidas recorrentes podem ser perguntadas buscando o histórico.

Responsabilidade com as suas tarefas

O ponto principal da visibilidade, na minha opinião, é mostrar a sua responsabilidade com as suas tarefas.

Quando você está com um card, o seu principal objetivo deve ser fechar ele. E isso inclui entender a demanda, implementar, acompanhar a validação, resolver impedimentos e colocar o código em produção. Erros acontecem e problemas que não podemos controlar surgem a todo momento. Como uma pessoa responsável por entregar a demanda, é esperado que você atue na resolução e dê a visibilidade desses impedimentos e do que você está fazendo para resolver. Mesmo que não saiba como resolver, o mínimo esperado é que você peça ajuda.

Quando montamos um time, a ideia é que ele seja formado por pessoas que saibam mais do que a gente e que tenham um senso de responsabilidade. Assim, com conhecimento técnico e com a responsabilidade pelas entregas, nós temos um time que não precisa de microgerenciamento para atingir os objetivos do time.

Eu já sofri muito com microgerenciamento quando era liderada e tento não replicar esse comportamento como liderança. Mas não é possível trabalhar com um time remoto sem entender o que cada pessoa está fazendo e o que está impedindo a entrega do que é esperado.

Caso você faça parte de um time remoto e tenha dúvidas sobre como ter um dia mais tranquilo para trabalhar, lembre-se de que o seu líder também precisa dar visibilidade do trabalho da Squad. E a fonte dessa visibilidade são os integrantes do time.

Essas dicas que eu dei aqui podem parecer muito simples, mas é muito comum precisar cobrar esse tipo de coisa para o time. Foi até por isso que decidi escrever esse post.

Espero que esse post tenha sido útil ou que, no mínimo, te tenha feito refletir.

Até a próxima!

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