Anotações da formação Google Project Management - Professional Certificate - Parte 3

Continuação da parte 2 que pode ser acessada aqui.

Project planning: Putting it all together

Benefícios de planejar um projeto:

• Entender o trabalho necessário para atingir os objetivos
• Coordenar esforços e cronogramas com outros times, empresas e fornecedores
• Identificar e se preparar para os riscos
• Ter os principais membros do time “comprados” pelo projeto
• Demonstrar para os stakeholders que o time está se empenhando para iniciar o projeto com um plano detalhado

Fase de lançar um projeto:

• Cronograma
• Orçamento
• Plano de gerenciamento de riscos

Reunião de kick-off:

• A primeira reunião em que o time de projeto se encontra para deixar todos cientes da visão, dos objetivos e do escopo do projeto e para entender qual é o papel de cada um dentro do time
• Membros do time identificados na matriz RACI devem ser convidados (membros do time, patrocinador, stakeholders)
• Estrutura
  • Introdução
  • Contexto
  • Objetivos e escopo
  • Papéis
  • Colaboração (ferramentas, documentação e comunicação)
  • O que vem a seguir
  • Perguntas
• Documentar em um template de agenda do time

Marco (milestone): Um ponto importante dentro do cronograma que indica progresso e geralmente significa que algum entregável ou fase do projeto foi concluído.

Tarefa do projeto: uma atividade que precisa ser concluída dentro de um período de tempo estabelecido.

Como definir os marcos:

• Avalie o projeto como um todo
• Identifique os pontos-chave do projeto
• Defina um prazo para cada marco
• Colete estimativas das tarefas com o time

Defina tarefas para identificar marcos:

• Planejamento de cima para baixo: marcos → tarefas
• Planejamento de baixo para cima: tarefas → marcos

Armadilhas no momento de definir marcos:

• Não defina muitos marcos
• Não confunda tarefas com marcos
• Não liste os seus marcos e tarefas separadamente

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) - Work Breakdown Structure (WBS):

• Uma ferramenta que classifica marcos e tarefas de um projeto em uma hierarquia, na ordem em que precisam ser executados
• Diagrama de árvore (organize em uma planilha)
• Passos para construir um EAP:
  • Comece com o nível mais alto, representando o nível de projeto. Faça um brainstorming com o time para listar as principais entregas e marcos
  • Identifique as tarefas que precisam ser feitas, na ordem em que vão atingir os marcos
  • Analise as tarefas e as quebre em sub-tarefas

Componentes de um plano de projeto:

• Cronograma do projeto
• 5 elementos básicos:
  • Tarefas
  • Marcos
  • Pessoas
  • Documentação
  • Prazos
• Você também deve incluir os seguintes componentes:
  • Escopo e objetivos
  • Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
  • Orçamento
  • Planos de gestão

Estimativa de tempo: uma previsão do tempo necessário para completar uma tarefa.

Estimativa de esforço: uma previsão da quantidade e da dificuldade do trabalho ativo necessário para completar a tarefa.

As pessoas do time são as que possuem um entendimento mais realista da quantidade de trabalho necessária para completar uma tarefa e serão capazes de fornecer a melhor estimativa.

Sub-tarefas: tarefas menores que são necessárias para completar uma tarefa maior.

Buffer:

• Tempo extra adicionado no final da tarefa ou projeto para compensar impedimentos e atrasos inesperados durante o trabalho
• Buffer de tarefas: tempo extra adicionado numa tarefa específica
• Buffer de projeto: tempo extra adicionado ao final de um projeto

É natural subestimar a quantidade de tempo e esforço necessários para completar uma tarefa.

Falácia de planejamento: descreve a nossa tendência de subestimar a quantidade de tempo necessário para completar uma tarefa bem como os custos e riscos associados com a tarefa, devido ao viés otimista.

Viés otimista: quando uma pessoa acredita que é menos provável que ela experencie um evento negativo.

Capacity: a quantidade de trabalho que uma pessoa ou recurso alocado em um projeto consegue completar em um tempo razoável.

Planejamento de capacity: se refere ao ato de alocar pessoas e recurso às tarefas de um projeto e determinar se há ou não os recursos necessários para completar o trabalho a tempo.

Caminho crítico: a lista de marcos do projeto que devem ser concluídos para atingir o objetivo do projeto dentro do cronograma, bem como as tarefas obrigatórias para contribuir para a conclusão de cada marco.

Float ou slack (folga):

• Se refere à quantidade de tempo que você pode esperar para começar uma tarefa antes que impacte o cronograma do projeto e ameace o resultado
• Tarefas no caminho crítico devem ter folga zero
• Identifique quais tarefas podem ser feitas em paralelo e quais precisam ser feitas sequencialmente
• Defina quais tarefas possuem data fixa para iniciar
• Defina quais tarefas possuem data de início mais próxima
• Identifique se uma tarefa possui folga

Como criar um caminho crítico:

1. Capture todas as tarefas
2. Defina as dependências
3. Crie um diagrama de rede
4. Faça as estimativas de tempo
5. Encontre o caminho crítico

O caminho crítico pode ser calculado de duas formas:

• Passe para frente: quando se inicia pelo começo da lista de tarefas e se adiciona a duração das tarefas até o final do projeto
• Passe para trás: quando se inicia pela última tarefa do projeto ou último marco e se move para trás no cronograma para definir o menor caminho para conclusão

Soft skills: características pessoais que ajudam as pessoas a trabalhar de maneira efetiva com outras pessoas.

Soft skills para estimativas mais assertivas:

• Fazer as perguntas corretas
• Negociar efetivamente
• Praticar a empatia

Perguntas abertas: perguntas que não podem ser respondidas com “sim” ou “não”.

Empatia: a habilidade de se relacionar com os pensamentos e emoções de outras pessoas.

Gráfico de Gantt: um gráfico de barras horizontal que mapeia o cronograma de um projeto.

Melhores práticas de planejamento de projeto:

• Revise os entregáveis, marcos e tarefas cuidadosamente
• Se dê tempo para planejar
• Reconheça e planeje para o inevitável: as coisas vão dar errado
• Se mantenha curioso
• Defenda o seu planejamento

Orçamento de projeto: a estimativa de quantos recursos financeiros serão necessários para atingir os objetivos do projeto.

Forecast: uma estimativa de custo sobre um período de tempo.

Componentes principais de um orçamento de projeto:

• Custo dos recursos
• Análise de reserva: método para verificar os recursos do projeto que sobraram
• Orçamento de contingência: dinheiro que é incluído para cobrir eventos imprevisíveis que não são considerados na estimativa de custos
• Custo da qualidade: custos que são gerados com a prevenção de problemas nos produtos, processos ou tarefas

Tipos de custos:

• Custos diretos: custo dos itens necessários para completar o projeto (salário, equipamento, etc.)
• Custos indiretos: custo dos itens que não necessariamente levam à conclusão do projeto, mas ainda assim são essenciais para o time fazer o seu trabalho (contas do escritório, seguro)

Orçamento base: uma estimativa dos custos do projeto que você define no início do projeto.

Redefinição da linha de base: se refere a quando você atualiza ou modifica o orçamento base como resultado de qualquer mudança aprovada no cronograma, custo ou entregáveis.

Criando o orçamento de um projeto:

• Dados históricos
• Aproveite a experiência dos especialistas
• De baixo para cima (do início para o final)
• Confirme a precisão
• Orçamento base
  • Quebre o projeto em tarefas
  • Estime o custo de cada item
  • Adicione as estimativas
  • Adicione contingência e taxas
  • Busque aprovação dos stakeholders

Controle de custo:

• Prática em que o gerente de projetos identifica os fatores que podem impactar o orçamento e criar ações efetivas para minimizar variâncias
• Estabeleça um plano de aprovação e informe os stakeholders de qualquer mudança que ocorrer
• Gerencie as mudanças conforme elas vão sendo feitas
• Aceite que falhas no orçamento vão acontecer
• Considere adaptações e riscos no momento de gerenciar o seu orçamento

Custo total de propriedade (Total Cost Ownership - TCO): considera múltiplos elementos que contribuem para o custo de um item. Leva em consideração as despesas associadas ao produto ou serviço durante o seu tempo de vida, ao invés de considerar somente o custo inicial.

Fluxo de caixa: os fluxos de entrada e saída de dinheiro do projeto.

CAPEX (despesa de capital): são as maiores despesas de uma organização, como imóveis, equipamento e veículos. São geralmente relacionadas com os ativos que a empresa é dona e mantém.

OPEX (despesa operacional): são as despesas de curto prazo relacionadas com as tarefas diárias necessárias para manter a empresa rodando, como salário, aluguel e contas básicas (água, luz, internet).

Reserva de contingência (buffers): fundos adicionados na estimativa de custo do projeto para cobrir os riscos identificados.

Reservas de gestão: usada para cobrir riscos não identificados.

Aquisição (procurement): obter todos os materiais, serviços e suprimentos necessários para completar o projeto.

Fornecedores: indivíduos ou empresas que fornecem bens e serviços essenciais.

Gestão de fornecedores:

• Buscar de fornecedores
• Obter orçamentos
• Entender qual fornecedor vai atender às necessidades
• Negociar contratos com fornecedores
• Estabelecer prazos para fornecedores
• Avaliar o desempenho
• Garantir que os fornecedores são pagos

Etapas do processo de aquisição:

1. Iniciar: planejar o que é necessário atingir para se atingir os objetivos do projeto
2. Selecionar: decidir quais fornecedores usar
3. Escrever o contrato: desenvolver, revisar e assinar os contratos
4. Controlar: fazer pagamentos e manter e garantir a qualidade
5. Completar: medir o sucesso

Documentos comuns de aquisição:

• Acordo de não-divulgação (Non-disclosure agreement - NDA)
• Solicitação de proposta (Request for proposal - RFP)
• Declaração de trabalho (Statement of work - SOW)

Especialista de domínio (Subject Matter Expert - SME): alguém na organização que tem a experiência e conhecimento necessário que pode ser aplicado no projeto.

Project Management Institute (PMI)

Armadilha ética: um dilema ético que nos faz tomar uma decisão sem considerar os nossos princípios éticos.

Armadilhas éticas comuns:

• Corrupção e suborno
• Aquisição de fornecedor único
• Interações com entidades estatais

Como evitar armadilhas éticas:

• Entender os requisitos legais para as aquisições
• Mantenha-se fiel aos seus códigos de ética
• Teste a sua ética

Testando a sua ética:

• Quando você enfrentar um dilema ético, pergunte-se o seguinte para cada categoria:
  • Vergonha: Eu ficaria envergonhado se alguém soubesse o que eu fiz?
  • Comunidade: Você gostaria que os seus amigos soubessem da decisão que você tomou?
  • Jurídico: Você enfrentaria alguma consequência legal se tomasse essa ação?
  • Situação: As suas ações seriam justificáveis nessa situação?
  • Consequência: Uma consequência negativa valeria a pena diante das suas ações?

Risco: um evento potencial que pode acontecer e impactar o seu projeto.

Problema (Issue): um problema real ou conhecido que pode afetar a capacidade de se concluir uma tarefa.

Gestão de riscos: o processo de identificar e avaliar potenciais riscos e problemas que podem impactar um projeto.

A gestão de riscos fornece um entendimento sobre:

• O que pode dar errado
• Quem você vai precisar consultar
• Como o risco pode ser mitigado

Quando um problema surge, é importante manter a calma, entender a causa raiz do problema e pensar em uma solução.

Ciclo de vida da gestão de riscos:

1. Identificar o risco
2. Analisar o risco
3. Avaliar o risco
4. Tratar o risco
5. Monitorar e controlar o risco

Oportunidade: um potencial resultado positivo de um risco. Pode trazer um valor adicional para o projeto.

Ferramentas para identificar riscos:

• Brainstorming
• Avaliação de riscos

Diagrama de causa e efeito: um diagrama que mostra as possíveis causas de um evento ou risco. Também conhecido como espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa.

Registro de riscos: uma tabela ou gráfico que contém uma lista de riscos.

Matriz de probabilidade e impacto: uma ferramenta usada para priorizar riscos do projeto.

Impacto: o dano que um risco pode causar, caso ocorra.

Probabilidade: a chance de um risco ocorrer.

Risco inerente: a medida de um risco, calculada a partir da probabilidade e do impacto.

Apetite ao risco: a disposição de uma organização de aceitar os possíveis resultados de um risco.

Como criar um diagrama espinha de peixe:

1. Defina o problema
2. Identifique as categorias
3. Faça um brainstorming das causas
4. Analise as causas

Tipos de risco comuns:

• Risco de tempo: possibilidade das tarefas demorarem mais tempo para conclusão
• Risco de orçamento: possibilidade de aumento de custo
• Risco de escopo: possibilidade de não produzir os resultados definidos nos objetivos do projeto

Riscos externos: riscos causados por fatores externos à empresa, sobre os quais você tem pouco ou nenhum controle.

Ponto único de falha: um risco que tem o potencial de ser catastrófico e paralisar o trabalho dentro do projeto.

Dependência:

• A relação entre duas tarefas do projeto, em que o início ou a conclusão de uma depende do início ou conclusão de outra
  • Dependência interna: se refere às dependências dentro do projeto que estão dentro do controle do time
  • Dependência externa: são dependências que estão fora do controle do time

Não existe projeto sem risco.

Quatro tipos de mitigação de riscos:

1. Evitar
2. Minimizar
3. Transferir
4. Aceitar

Aceitação ativa de riscos: geralmente significa reservar recursos extras para resolver os problemas com esse dinheiro.

Aceitação passiva de riscos: a abordagem em que nada é feito.

Tipos de dependência:

• Finish to start (FS)
• Finish to finish
• Start to start (SS)
• Start to finish (SF)

Árvore de decisão: um fluxograma que ajuda a visualizar em maior nível o impacto de uma decisão no restante do projeto.

Plano de gestão de riscos: um documento vivo que contém informações sobre riscos de alto nível e sobre os planos de mitigação desses riscos.

Se você não falar para os seus stakeholders sobre riscos importantes, eles podem ficar despreparados para te ajudar caso um problema surja.

Comunique antecipada e frequentemente aos stakeholders sobre riscos de médio e alto nível.

Comunicando riscos para os stakeholders:

• Riscos de baixo nível: e-mail
• Riscos de médio nível: e-mail direto com mais detalhes, incluindo o plano de gerenciamento de riscos
• Riscos de alto nível: comunicação direta. Incluir o risco nas reuniões

Comunicação: o fluxo de informação, que inclui o que é compartilhado, como é compartilhado e com quem é compartilhado.

A comunicação efetiva é:

• Clara
• Honesta
• Relevante
• Frequente

Tipos de comunicação:

• Reuniões
• E-mails
• Telefonemas
• Documentos por escrito
• Apresentações formais

Dicas para comunicações efetivas:

• Reconheça e entenda as diferenças individuais
• Faça brainstorming e crie a mensagem apropriada
• Entregue a mensagem
• Obtenha feedback e incorpore esse feedback nas mensagens seguintes

Plano de comunicação: organiza e documenta os processos, tipos e expectativas de comunicação para o projeto.

• O que precisa ser comunicado
• Quem precisa ser comunicado
• Quando a comunicação precisa acontecer
• Por que e como comunicar
• Onde a informação sendo comunicada é armazenada

Planejando as comunicações com antecedência:

• Melhora a comunicação no geral
• Mantém as pessoas engajadas e motivadas
• Envolve os stakeholders em conversas efetivas

Pesquisa para otimizar a comunicação para todos no time:

• O que está funcionando?
• O que não está funcionando?
• Onde podemos melhorar?

Documentar e organizar planos permite ter visibilidade e responsabilidade.

Gestão de conhecimento: uma forma de garantir que os dados do projeto podem ser acessados no futuro por quem necessite para tomar decisões informadas ou para planejar projetos similares.

Determine quando e com quem cada tipo de informação deve ser compartilhada.

Critérios para avaliar a necessidade de ser informado: avaliar os fatos que devem ser ditos para alguém, bem como o momento de informar, sem passar mais do que o necessário.

Informações Pessoais Identificáveis (Personally Identifiable Information - PII): informações que podem ser usadas para identificar, contatar ou localizar um indivíduo. Exemplos:

• Endereços de e-mail
• Endereços de correspondência
• Números de telefone
• Localizações precisas
• Nomes completos ou nomes de usuário

Organizando a documentação do projeto:

• Pasta para o projeto, com pastas por tópico
• Criar um documento centralizado de planejamento que conecte todas as informações

Essas foram as anotações do terceiro curso da formação, que fala sobre o planejamento de projetos.

Até a próxima!

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