Boas práticas para o trabalho remoto

Eu adoro o trabalho remoto e não me vejo trabalhando de forma diferente. Mas entendo quem tem dificuldade com o formato, principalmente porque é recorrente ter interações com pessoas que não se aproveitam das vantagens de estar trabalhando assim.

Depois de algumas interações no trabalho que percebi que poderiam ter sido mais bem aproveitadas, decidi escrever uma nova versão do post sobre trabalho remoto, dessa vez mais focado nas interações com outras pessoas.

Seguem as minhas boas práticas para o trabalho remoto.

Enviar mensagens de texto bem elaboradas

Enviar mensagens de texto bem elaboradas não significa escrever de maneira formal ou enviar um texto enorme. Quando estamos trabalhando no formato remoto e precisamos fazer uso da comunicação assíncrona, temos que enviar mensagens que permitam que quem recebe consiga fazer a sua parte. Isso significa enviar a mensagem com todas as informações necessárias.

O que considero como informações necessárias:

• O que você precisa
• Se existe algum prazo para o que você precisa

Se é a primeira vez que você está falando com alguém, você pode aproveitar para iniciar se apresentando. Dizer em qual time atua já pode ser um ótimo dado para a pessoa que recebe a mensagem entender o contexto do seu pedido.

Então um bom exemplo de mensagem a ser enviada seria:

Bom dia! Tudo bem?

Eu sou a coordenadora do time XXXX e estou precisando de algumas informações sobre o meu time. Infelizmente não estou conseguindo acessar a plataforma de RH e preciso dessas informações antes do início do ciclo de avaliação.

Poderias me ajudar a restaurar o meu acesso, por favor?

Esse exemplo não é a mensagem mais elaborada do mundo, mas se eu mando ela para alguém do time de suporte fica muito claro que eu preciso acessar a plataforma com as informações dos colaboradores, porque eu preciso e até quando eu preciso. E o principal é que fica bem claro o que eu estou precisando que seja feito por quem recebeu a mensagem.

Enviar tudo junto ao invés de dar enter a cada frase também é bem-vindo. Principalmente por quem tem as notificações ligadas e gosta de acompanhar o número de mensagens pendentes no ícone do aplicativo.

Organizar as respostas das mensagens

No meu trabalho como liderança, eu acabo fazendo parte de vários canais no Slack e recebo muitas mensagens privadas durante o dia. Para conseguir organizar as minhas respostas, eu costumo usar uma funcionalidade do Slack para agrupar pessoas e canais.

No momento, estou liderando dois times. Por isso, tenho dois grupos em que cada um contém as pessoas e os canais relacionados a cada um desses times. Esses grupos ficam no topo do meu Slack, abaixo de um grupo que chamo de “Prioridade”. Dentro desse grupo prioritário eu mantenho os canais de comunicação geral da empresa. Também tenho um grupo com os canais de liderança e outros com os canais de Engenharia, área em que atuo.

Quando tenho muitas mensagens pendentes, eu uso a ordem dos grupos para decidir o que ler e responder primeiro. Ou seja, eu leio primeiro o grupo “Prioritário”, depois os grupos dos times, o de liderança e o de Engenharia. Só após estar em dia com esses grupos, eu passo a minha atenção para o restante das mensagens.

Quando eu não tenho nenhuma ação para executar a partir da mensagem, apenas marco como lido. Essa é uma situação comum nos comunicados gerais, por exemplo. Se eu preciso direcionar o pedido para outra pessoa, faço isso imediatamente e sinalizo para quem enviou o pedido. E se eu preciso fazer alguma ação, eu respondo dando visibilidade se posso fazer na hora ou se vai ser incluído no meu planejamento.

Pensando numa hierarquia de respostas, eu mantenho a seguinte priorização para responder:

1. Mensagens urgentes
2. Direcionamentos para outras pessoas
3. Mensagens que posso resolver com apenas uma resposta direta
4. Mensagens que geram tarefas para a minha lista de afazeres
5. Mensagens que podem esperar ou que preciso acompanhar o andamento

Como mencionei, eu recebo muitas mensagens. Por isso, também priorizo a resposta de quem me manda mensagens completas, conforme indiquei na seção anterior. Se tenho 10 pessoas para responder, eu não vou priorizar quem me mandou apenas um “Oi, tudo bem?” ao invés de quem falou tudo o que precisa.

Pode parecer um pouco grosseiro da minha parte falar isso, mas se eu for responder imediatamente todas as pessoas que apenas me mandam um “Oi” no Slack eu vou perder um bom tempo do meu dia. Nesses casos, eu espero pelo restante da mensagem e acabo me lembrando apenas dias depois que mais nada foi enviado. Quando me lembro da mensagem, costumo perguntar o que a pessoa precisa depois, mas, quando é importante, eu sei que serei chamada com o que é preciso.

Criar uma documentação

Eu gosto muito de documentações. Principalmente porque me ajudam a manter o meu trabalho andando sem muito esforço. Além disso, eu também tenho uma ajuda extra quando volto das férias e preciso relembrar como se trabalha.

Costumo manter dois tipos de documentação: uma para o time e outra pessoal.

Documentação do time

Para qualquer time que assumo, costumo abrir uma documentação com informações básicas:

• Integrantes
• Cerimônias
• Fluxo do quadro do Jira
• Dados sobre o escopo
• Dados sobre as ferramentas e acessos
• Links importantes

Com essas informações, qualquer pessoa consegue entender sobre o time e o que ele faz. Quando recebemos algum integrante novo, essa documentação é usada no onboarding. E conforme o trabalho do time vai avançando, essa documentação serve como registro das entregas e das mudanças.

Documentação pessoal

No momento, eu mantenho a minha documentação pessoal dentro do Microsoft Loop. Dentro dele eu tenho várias páginas para registrar o que foi passado em All Hands, as pautas das reuniões de Engenharia, pautas dos 1:1’s que tenho com o time e com a minha liderança e informações importantes que gosto de registrar para não deixar de atender a nada que está pendente comigo. Também mantenho listas de tarefas no Microsoft To Do para acompanhar prazos e registrar todas as atividades pendentes sob minha responsabilidade.

Sou meio esquecida e tenho que lidar com muitas informações de diferentes times ao mesmo tempo. Por isso, mantenho registros de praticamente tudo para não deixar nada atrasar no trabalho e nem gastar energia tentando me lembrar de tudo.

Fazer a gestão da agenda

Trabalhando remotamente, é importante dar visibilidade sobre o seu status. Então, sempre gerencio muito bem a minha agenda para deixar claro quando estou ocupada, quando estou disponível e quando estou ausente.

Também mantenho o ritual de conferir a minha agenda no início e no final do dia. Ao conferir a agenda no início do dia, já me planejo para executar as minhas tarefas nos períodos marcados para foco, me preparo para as reuniões do dia e organizo os horários em que vou conseguir fazer pausas. Ao conferir a agenda no final do dia, verifico o que tenho para o dia seguinte e avalio a que horas preciso estar pronta para a primeira reunião.

Muitas pessoas marcam reuniões sem conferir a disponibilidade dos envolvidos. Como faço a gestão da minha agenda constantemente, me sinto bem à vontade para negar reuniões que vão atrapalhar o meu planejamento. Sempre dando sugestões de novos horários ou conversando com quem enviou o convite para entender a urgência do assunto, caso não esteja clara.

Esse último ponto também é importante para quando estou marcando uma reunião. Não gosto de receber convites sem uma descrição, então não faço o mesmo com os meus colegas. Sempre que envio um convite, coloco um título descritivo e explico no corpo da mensagem porque essa reunião está sendo marcada. Assim, quem é adicionado, pode avaliar o quanto pode contribuir e se precisa se preparar com antecedência.

Ter momentos de foco

Um fenômeno comum no trabalho, tanto no presencial quanto no remoto, é termos a agenda cheia de reuniões. Com isso, é fácil cair na armadilha de ficar um pouco depois do horário para conseguir executar o que foi combinado nessas reuniões, além de fazer o trabalho do dia a dia.

Para evitar esse tipo de situação, preencho a minha agenda com momentos de foco. Nesses momentos, percorro a minha lista de tarefas e executo, por ordem de prioridade, o que tenho pendente. Como gestora, costumo gerar muita documentação e buscar muitas informações sobre o que o time me pergunta e eu não sei responder imediatamente. E eu preciso de tempo e concentração para fazer esse tipo de trabalho.

Em alguns momentos do ano, como no ciclo de avaliação, por exemplo, eu costumo preencher mais ainda a minha agenda com esses momentos de foco. Assim, sei que vou conseguir terminar as avaliações no prazo e fazer o melhor trabalho que posso para o time.

Considero que a agenda é minha e é minha responsabilidade fazer com que ela acomode todas as minhas responsabilidades. Por isso, deixo todos os meus eventos abertos para que qualquer pessoa possa conferir a minha disponibilidade e entender que em alguns momentos eu vou precisar focar.

Trabalhar no formato remoto pode ser muito desafiador para quem não consegue manter uma organização. Mas acredito que as dicas que passei no post são factíveis e suficientes para que qualquer pessoa consiga trabalhar muito bem nesse formato.

Espero que tenha sido útil compartilhar essas dicas com você e que elas tenham feito sentido.

Até a próxima!

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