Exemplos de pautas pessoais para reuniões

No post anterior, falei sobre o meu uso de pautas pessoais nas reuniões. Enquanto escrevia, achei que fazia sentido falar sobre exemplos de cada uma.

Para esse post, vou passar os exemplos de pautas para os seguintes objetivos:

• 1:1’s
• Reuniões do time
• Reuniões gerais

Vou tentar explicar de uma forma independente da ferramenta, porque é um formato que já usei entre várias.

1:1’s

Para os 1:1’s eu costumo ter uma pauta para cada liderado, com o registro de cada reunião separado por dia.

Em cada 1:1, eu abro o registro de um dia novo e incluo os meus tópicos em formato de lista. Cada tópico discutido é expandido com subitens.

Exemplo:

• Tópico 1
  • Comentário do liderado sobre o tópico
  • Meus comentários sobre o retorno do liderado
• Tópico 2
  • Detalhes que preciso passar sobre o tópico
• Tópico 3
  • Passar para a próxima reunião
• Tópicos trazidos pelo liderado

Os 3 primeiros tópicos foram incluídos antes do 1:1. Nesse caso, eu consegui conversar sobre os dois primeiros e deixei o terceiro para a próxima reunião. Ou seja, posteriormente eu vou passar esse tópico para a nova data. O último tópico do exemplo, representa o que o liderado trouxe, que pode ser uma lista maior.

Se o tópico é mais direto ele é incluído apenas como um item solto. Se ele tem mais detalhes, eu incluo subitens com antecedência. Conforme a conversa avança, eu incluo como subitem o que foi discutido também.

Conforme o tempo passa, eu gosto de agrupar as pautas anteriores em trimestres. É uma forma bem útil de manter a organização, principalmente quando a ferramenta permite esconder o conteúdo agrupado.

Reuniões do time

Eu não faço pautas específicas para todas as reuniões, mas as que geram acordos, prazos e tarefas sempre são anotadas em algum arquivo dedicado para essas informações. Nesses casos, eu faço a divisão das anotações por data e título da reunião.

Uma das reuniões que tenho pauta fixa é a de Gestão de Engenharia, que faço com o time a cada 15 dias. É um único arquivo, dividido por datas, com os tópicos que preciso passar no dia.

Exemplo:

09/09/2025:

• Prazo de treinamentos obrigatórios (até outubro)
• Lembrete sobre as mudanças no fluxo de Engenharia
• Espaço para pauta do time

23/09/2025:

• Relembrar prazo de treinamentos obrigatórios (até outubro)
• Conferir se alguém tem impedimentos para a entrega da semana que vem
• Espaço para pauta do time

07/10/2025:

• Compartilhar métricas do mês passado
  • Destacar mudança do Cycle Time
• Relembrar sobre prazo de pedido de férias
• Conferir se todos receberam a agenda de All Hands
• Espaço para pauta do time

Essa é uma pauta com uma lista de lembretes do que preciso conferir com o time. Registrar esses tópicos antes facilita muito a condução da reunião e não preciso gastar tanto tempo lembrando de alguma coisa ou tendo que avisar depois sobre um tópico que poderia ter sido discutido em grupo.

Reuniões gerais

As minhas pautas de reuniões gerais da empresa também são divididas com as datas, mas costumam ter muitos prints.

Geralmente, os All Hands são apresentações de slides com informações que interessam todo mundo e falam de resultados mais gerais. Gosto de copiar os slides de resultados para poder comparar com o mês anterior e entender o quanto o meu time está colaborando com a entrega geral.

Nesse caso, não consigo passar um exemplo mais próximo do real, mas imagine um arquivo com cabeçalhos de datas e títulos de reunião com prints de informações-chave do mês.

Os exemplos que eu passei aqui são bem simples, mas o uso frequente no dia a dia dessas pautas ajuda e muito na organização do trabalho.

Caso você esteja se sentindo com muitas demandas e não consiga entender o que deveria estar acompanhando, recomendo que você comece a anotar as suas pautas. Esse é um ritual que pode aumentar a sua produtividade enquanto te ajuda a ter um trabalho mais tranquilo.

Até a próxima!

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