Pautas pessoais para reuniões

Eu crio pautas para todas as reuniões. No passado, já me prejudiquei muito por não acompanhar prazos importantes ou não lembrar de acordos justamente porque não registrava tudo o que acontecia em reuniões.

Independentemente da ferramenta, sempre vejo vantagem em manter uma pauta pessoal para registrar esse tipo de informação. Atualmente, eu uso o Obsidian, mas já usei o OneNote e o Loop. E, de vez em quando, faço notas rápidas no bloco de notas.

Nesse post, pretendo falar sobre como as pautas que registro me ajudam no trabalho.

Objetivo das pautas

O meu principal objetivo com as pautas é tirar os tópicos da minha cabeça e deixar registrados em algum lugar de fácil consulta.

Tentar lembrar de todos os acordos e compromissos nos faz gastar muita energia e, mesmo assim, não conseguir acompanhar tudo. Dependendo da área em que você trabalha, não é possível lidar com a quantidade de informações que te impactam todos os dias. E é provavelmente esperado que você consiga lidar com todas elas. Por isso, se torna necessário um apoio para a rotina de trabalho.

Para facilitar o gerenciamento e acompanhamento dessas informações, a maneira mais fácil, na minha opinião, é registrar em pautas organizadas. Elas não precisam ser compartilhadas com ninguém (por isso chamo de pessoais), mas podem ser usadas como fonte de consulta quando alguém te pergunta alguma coisa.

Dependendo da situação, eu uso as pautas de formas diferentes.

1:1’s

Atualmente, eu lidero cinco pessoas e tenho 1:1’s quinzenais com cada uma delas. Se eu tento apenas lembrar o que preciso conversar e conversei com cada pessoa, certamente vou me esquecer de alguma coisa.

Antes do 1:1, eu costumo incluir na pauta os assuntos que quero tratar no próximo encontro. Durante o 1:1, eu registro detalhes de cada tópico debatido, incluindo os tópicos que cada liderado trouxe.

Também é dentro da pauta do 1:1 que deixo os feedbacks que passo durante o ano para o time.

Reuniões de trabalho

Nas reuniões de trabalho com os times, eu costumo anotar os acordos, prazos e tarefas sob minha responsabilidade. Se alguma coisa mudou, a minha pauta provavelmente vai ter o registro dessa mudança na data em que aconteceu. Se alguma data foi acordada, eu registro esse acordo na minha pauta.

Com vários projetos acontecendo ao mesmo tempo, ter esse registro me permite acompanhar cada um deles sem me confundir entre os temas.

Reuniões gerais da empresa

Quando estou participando de alguma reunião geral da empresa em que resultados serão compartilhados, eu costumo anotar na minha pauta esses resultados atualizados.

Também registro os direcionais que são passados e as informações importantes que preciso ficar atenta e acompanhando.

Uso das pautas

As pautas dos 1:1’s me ajudam e muito a fazer o cliclo de avaliação. Com esses registros, eu evito o viés de recência e também consigo fazer avaliações mais justas.

As pautas de reuniões de trabalho podem ser separadas em três momentos quando a reunião é minha:

1. Antes da reunião: os pontos principais de discussão são enviados no convite
2. Durante a reunião: anoto os acordos, prazos e tarefas discutidos
3. Depois da reunião: incluo as minhas tarefas na lista de tarefas e registro os prazos na agenda

Se a reunião não é minha, não existe apenas a etapa de antes da reunião.

Benefício das pautas

Como já mencionei, registrar as informações e não guardar apenas na memória ajuda a economizar energia. Além disso, diminui e muito a preocupação de esquecer alguma coisa.

Documentar também é importante para não perder nada de vista. Quando os pontos da pauta vão para a lista de tarefas e para a agenda, as chances de perder alguma coisa no trabalho diminui muito. Para essa dica funcionar, também é bom ter o costume de verificar frequentemente a lista de tarefas e a agenda.

Ser organizado sempre vale a pena e beneficia todos que trabalham contigo. No meu caso, que sou gestora de um time, entendo que ser organizada beneficia todos os meus liderados.

Espero que tenha feito sentido compartilhar o uso das minhas pautas contigo. Caso você tenha alguma sugestão de uso de pautas, fique à vontade para mandar a sua sugestão nos comentários.

Até a próxima!

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