Como criar um documento no Coda - Conceito

Durante os treinamentos do Coda, aprendi muitas técnicas para tirar o melhor proveito da ferramenta. Depois de aprender cada uma delas, a minha visão é que o Coda facilita e muito a criação de documentos dinâmicos que podem apoiar na organização do dia a dia.

Nesse post, vou resumir o processo e explicar como ele pode ser seguido para criar um documento real.

Processo de criar um documento

O treinamento do Coda sugere um processo de 8 passos para a criação de um documento:

1. Identificar o problema
2. Identificar o público-alvo
3. Começar pensando no final
4. Fazer um rascunho
5. Construir o banco de dados
6. Criar as páginas
7. Testar
8. Publicar

Identificar o problema

Primeiro precisamos identificar qual é o problema que estamos tentando resolver com esse documento. Se um documento existe, ele existe provavelmente para resolver alguma dor. Ao identificar ela antes mesmo de começar a desenhar a solução, temos a oportunidade de entender primeiramente se realmente temos um problema. Em caso positivo, conseguimos implementar a solução que vai resolver o problema real.

Eu escrevi sobre um framework de identificação e solução de problemas na edição #69 - Resolvendo problemas da Trilha de Valor. Por isso, não vou me estender no tópico aqui. Mas também existem diversas outras formas de identificar problemas que podem ser úteis. O importante é parar para pensar no que vai ser resolvido antes de colocar a mão na massa.

Identificar o público-alvo

Depois de identificar o problema, passamos para a etapa de identificar para quem esse problema existe. Quais pessoas estariam interessadas em usar esse documento? É um documento para algum time específico? É um documento para algum momento específico da carreira profissional de alguém?

Entender para quem o documento vai ser útil, pode ajudar a desenhar uma solução que realmente funcione.

Começar pensando no final

Antes mesmo de iniciar a construir o documento, podemos escrever uma página de boas-vindas falando sobre o problema que o documento resolve, como ele resolve, como ele está organizado e como pode ser usado. Com essa abordagem, você consegue desenhar um documento que vai fazer sentido.

Caso tenha dificuldades em escrever sobre o que o documento faz e como ele pode ser usado, isso pode significar que você ainda não identificou claramente qual é o problema que ele resolve e qual é o público-alvo.

Para conseguir construir um documento útil e fácil de usar, começar pela explicação é um passo que economiza muito retrabalho no momento de desenvolver a sua estrutura de páginas, dados e fórmulas.

Fazer um rascunho

O próximo passo é fazer um rascunho de quais serão os componentes que você precisa dentro desse documento. Entender quais são os dados que serão utilizados e como eles se relacionam ajuda e muito no momento de construir o banco de dados.

Essa etapa pode ser feita em uma ferramenta como o Mural ou o Miro, ou até mesmo dentro do próprio Coda. Tente desenhar cada componente e como eles se relacionam, bem como quais informações são importantes em cada um.

Pense nos componentes como nos objetos que farão parte do seu documento. Se o seu documento vai ser usado para gerenciar uma biblioteca, por exemplo, esses componentes podem representar os livros, empréstimos, usuários e equipe.

Contruir o banco de dados

Com um entendimento do propósito do documento e de quais componentes você precisará modelar, é chegada a hora de construir o banco de dados. Existem alguns padrões que podemos seguir para criar o banco de dados:

• One big table: uma tabela com todas as informações do documento, usando várias views para exibir partes das informações em cada página. Mais usado para iniciar um documento
• Web: colunas populadas com colunas de relacionamento (ou do tipo lookup). Usado para padronização de valores e adição de contexto
• Extrapolate: uma coluna numa tabela principal pode mostrar valores de colunas de outras tabelas
• Summarize: agrupar informação usando fórmulas para criar mais informação, usado para conectar tabelas através de um relacionamento

Uma view é uma forma de visualizar os dados dentro do Coda. Nós podemos criar uma tabela e exibir os dados contidos nela de diferentes formas, como cartões, calendários, gráficos ou timelines

Gosto de seguir a sugestão do treinamento do Coda de ter uma página dedicada para o banco e exibir esses dados como diferentes views dentro do documento. Quando preciso fazer a conferência de alguma informação, costumo ir na visão de tabela conferir cada linha, mas quando quero exibir a informação dentro do documento, procuro usar um formato mais amigável.

Uma coluna de relacionamento (ou do tipo lookup) permite referenciar uma tabela dentro de outra tabela. No exemplo da biblioteca, uma tabela representando os empréstimos pode ter uma coluna em que o valor é uma linha da tabela de livros. Nesses casos, o Coda exibe o valor na tabela com uma borda, indicando que é um registro de outra tabela que está sendo exibido.

Para ficar mais tangível, vou passar exemplos de como seria a aplicação de cada padrão em um documento usado para gerenciar uma biblioteca:

• One big table: o documento teria uma única tabela com as informações de livros, usuários, autores e empréstimos (o que já dá para perceber que ficaria meio bagunçado, por isso é recomendado para iniciar a estrutura de dados)
• Web: o documento teria uma tabela para os livros, que usaria como valor para a coluna “Autor” um registro de uma tabela de autores e como valor para a coluna “Editora” um registro de uma tabela de editoras
• Extrapolate: o documento teria uma tabela para os livros, que usaria como valor para a coluna “Autor” o valor da coluna “Nome” do registro da tabela separada com os autores. Esses valores são acessados por uma fórmula, nesse caso seria representado por =[Autor].[Nome]
• Summarize: o documento teria uma tabela para os autores, que seria populada pelas informações da tabela de livros, mostrando, por exemplo, quantos livros cada autor escreveu. Também é feito através do uso de fórmulas usando informações de várias tabelas relacionadas

Note que no padrão Web eu relaciono um registro e no padrão Extrapolate eu relaciono um valor. É como se num caso eu usasse o objeto e no outro um atributo desse objeto.

Se você não tem muita familiaridade com o Coda, essa explicação pode ser muito direta e não ajudar muito. Por isso, recomendo o material do Coda sobre banco de dados. Ele é bem completo e pode ser acessado aqui.

Caso prefira um material em português, escrevi uma série sobre o Coda dentro do blog que explica alguns conceitos da ferramenta. Ela pode ser acessada aqui.

Criar as páginas

Depois de ter o banco de dados definido, crie a estrutura de páginas e sub páginas que será usada para navegar dentro do documento.

Até aqui, o documento já terá uma página de boas-vindas e uma para o banco de dados. As páginas que serão criadas nessa etapa serão as mais vistas no dia a dia de quem vai usar o documento. O que significa que será a visão mais amigável para o usuário.

Como expliquei anteriormente, as views são formas mais amigáveis de visualizar dados no Coda e geralmente as páginas contêm as views dos seus dados. Os dados que você modelou em tabelas agora podem ser exibidos como cards, boards e timelines e resumidas para dar informações mais diretas.

Testar

Usar o documento e tentar resolver o problema original através da prática é a melhor forma de entender se a solução que você criou faz sentido.

Muitas vezes, eu inicio um documento e acho que está muito próximo do que eu queria. Mas, quando começo a usar de verdade, percebo que alguns detalhes estão faltando e que a estrutura poderia ser melhor.

Isso aconteceu com o sistema de gestão de conteúdo. Esse é um documento que está muito diferente do template que disponibilizei. Não vejo isso como um problema, mas sim como algo esperado e natural. Só que podemos evitar disponibilizar um documento não tão útil se apenas testarmos antes.

Publicar

Depois de pronto e testado, o documento está pronto para ser publicado e, quem sabe, receber feedbacks para melhoria contínua. O Coda permite a criação de documentos dinâmicos e mudanças são muito bem-vindas.

Após a publicação, os documentos ficam disponíveis no seu perfil do Coda e um link para compartilhar também é gerado. A minha página de perfil do Coda serve como exemplo de como fica organizado o layout após a publicação.

Enquanto escrevia esse post, criei um documento para organizar a minha rotina de aprendizado contínuo. Eu documentei esse processo e estou na etapa de testar. Pretendo publicar um post em breve mostrando como segui o processo descrito aqui na vida real.

Já posso deixar o spoiler de que o documento está sendo muito útil e que muita coisa já mudou nele desde o dia em que foi criado.

Espero que explicar o processo de criação de documentos no Coda te ajude a estruturar o seu processo de criação de qualquer coisa. Eu gosto muito dessa sugestão de organização e uso ela como guia em outros processos que não têm nada a ver com o Coda. Então fica a sugestão de analisar esse passo a passo de forma mais ampla.

Até a próxima!

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