Como evitar a procrastinação no trabalho

Um dos meus maiores inimigos, em qualquer área da minha vida, é a procrastinação. Por isso, estou sempre buscando formas de vencer esse comportamento, sem necessariamente sofrer com a solução.

Uma das soluções que comento bastante é o uso de Pomodoros, mas eles sozinhos não vão resolver a situação. Eu tento seguir um processo com várias técnicas que organizam a minha rotina, tirando muito da carga cognitiva do meu cérebro e me direcionando para a ação nos momentos em que preciso focar.

Nesse post, pretendo descrever com mais detalhes como faço para superar a procrastinação de forma fácil e organizada.

Anotar todas as tarefas pendentes

O primeiro passo é listar tudo o que está pendente e que não está registrado. Quando estamos procrastinando, podemos ficar paralisados porque nem sabemos por onde iniciar. E tirar essa carga do nosso cérebro ajuda a organizar um plano de execução.

Depois de ter registrado tudo o que tinha pendente inicialmente, mantenho o hábito de registrar qualquer tarefa nova. A ideia é não precisar ficar pensando continuamente no que precisa ser feito para não esquecer. Se temos todas as pendências registradas, conseguimos passar para a etapa de execução sem ficar com medo de perder algo.

No momento, uso o Microsoft To Do para registrar e acompanhar a execução das minhas tarefas. Para fazer o registro na ferramenta, costumo incluir as seguintes informações:

• Nome bem descritivo
• Anotações com detalhes
• Data de conclusão, quando necessário

O importante é que fique bem claro o que deve ser feito para que o entendimento não seja um obstáculo no momento da execução.

Após fazer esse registro, o passo seguinte é organizar de acordo com a prioridade. Você pode usar uma matriz de Eisenhower ou se fazer algumas perguntas para entender quem tem mais prioridade:

• É uma tarefa rápida para ser concluída?
• Essa tarefa tem prazo de conclusão?
• Já estou atrasado na execução dessa tarefa?
• Tenho o que é necessário (ferramentas, conhecimento, etc.) para executar essa tarefa?

Coloco tarefas muito rápidas como prioritárias, para iniciar a execução com pequenas vitórias. Sentir que está progredindo ajuda muito a manter a motivação.

Depois, avalio as tarefas com prazo e as atrasadas. Se tenho algum compromisso não sendo atendido, consigo criar a energia necessária para executar as tarefas. Principalmente se é um compromisso que firmei com outras pessoas.

Tarefas em que não tenho o que é necessário para a execução podem gerar outras tarefas. Que certamente irão passar na frente da demanda original.

E quando alguma tarefa parece muito grande, avalio para entender se é possível quebrar em etapas menores. Assim, consigo me beneficiar da motivação das pequenas vitórias que mencionei.

Agendar momentos de foco

Durante a semana, podemos ficar sem tempo para focar na execução das tarefas. Por isso, é melhor marcar momentos de foco com antecedência.

Você é o dono da sua agenda, então você vai saber avaliar quais são os melhores dias e horários para reservar esses momentos. Também é importante avaliar o seu nível de energia durante o dia. Se for mais fácil para você se concentrar no período da manhã, não adianta marcar períodos de foco no final do dia, por exemplo.

Durante os momentos de foco, você vai consumir a sua lista de tarefas conforme a priorização. No exemplo do Microsoft To Do, eu executo primeiro as tarefas que estão na lista “Meu Dia” e depois as tarefas das outras listas, caso ainda tenha tempo disponível. Sempre executando da primeira para a última tarefa da lista.

Pomodoros

Eu uso o Pomodoro durante esses momentos agendados para foco. Fazer essas rodadas de 25 minutos trabalhando e 5 minutos descansando ajuda e muito a executar as tarefas sem sentir o tempo passar e nem o cansaço que seria sentido trabalhando sem parar.

Se um momento de foco tem 30 minutos, você consegue fazer uma rodada de 25 minutos e uma de descanso de 5 minutos. Se você conseguir agendar 1 hora, já são duas rodadas de 25 minutos, mais duas rodadas de descanso.

Estando totalmente focado na execução, você consegue entrar num estado de concentração que vai te permitir trabalhar na tarefa num tempo menor do que trabalhando distraído. Caso tenha problemas para manter o foco, pense em recompensas que poderá se dar nos momentos de descanso e use como motivação para se manter trabalhando.

Processo completo

No dia a dia, manter esse processo é simples. Primeiro, inicio o dia avaliando as tarefas que estão na lista “Meu Dia” do Microsoft To Do. Caso entenda que tenho poucas tarefas no dia, percorro as outras listas avaliando o que pode ser adicionado no meu dia. Importante lembrar de verificar a lista “Planejado”, que vai exibir as tarefas dos dias anteriores que não foram concluídas.

Depois de ter todas as tarefas adicionadas na lista “Meu Dia”, faço a priorização dessas tarefas, ordenando de acordo com a urgência e a importância. Durante o dia, aproveito os intervalos e momentos de foco para ir executando essas tarefas. Sempre lembrando de marcar como concluída assim que a tarefa é finalizada. Além da sensação de ter concluído algo, a lista vai diminuindo e tirando a sensação de que o dia está encerrando com muita coisa pendente.

No momento da execução, deixo para fazer tarefas pequenas e rápidas nos intervalos e tarefas maiores nos momentos de foco. Durante os momentos de foco, me organizo para usar o Pomodoro e conseguir focar em tarefas maiores ou que exijam mais concentração.

Ferramentas

Atualmente, uso o Microsoft To Do para registrar as tarefas, o Microsoft Outlook (no trabalho) e o Google Calendar (nas tarefas pessoais) para organizar os momentos de foco e o aplicativo Forest para organizar os Pomodoros.

Essa é a minha configuração, mas você pode usar qualquer outro grupo de ferramentas para seguir essas dicas e organizar o seu trabalho.

Ferramentas diferentes podem ter funcionalidades diferentes para priorização. Mas acredito que a maioria das listas de tarefas possuem funcionalidades parecidas com as que descrevi aqui.

Com o passar do tempo, esse processo se torna muito natural e fica até estranho iniciar o dia de trabalho sem ter uma lista de tarefas pendentes para conferir. Também gosto de organizar as minhas tarefas com o apoio de ferramentas simples, porque uma carga muito grande de informação e organização que ficaria na minha cabeça acaba sendo passada para essas ferramentas. Tirar o peso de precisar me lembrar de tudo torna o trabalho mais leve e me ajuda a cumprir todos os meus compromissos sem correria.

Espero que ter compartilhado a minha técnica para evitar procrastinação no trabalho te ajude a superar esse comportamento e a atingir os seus objetivos. Lembrando que essa organização também pode ser aplicada para apoiar nos seus projetos e tarefas pessoais.

Até a próxima!

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