Facilitando uma reunião com pauta compartilhada

Eu tenho uma sugestão de organização de pauta compartilhada que sempre passei para os responsáveis pelas reuniões e, quando os envolvidos possuem maturidade suficiente, funciona para organizar as discussões.

No time em que trabalhava anteriormente, nós usávamos o Coda, o Microsoft Word ou o Confluence para criar pautas compartilhadas de reuniões. O formato sempre era parecido, dividindo os dias de reuniões pelas datas e com os itens incluídos junto dos nomes do responsável pela pauta.

Quando a reunião costuma ter muitos tópicos para discussão, nem sempre é possível discutir todas as pautas inseridas. Por isso, acredito que as reuniões nesse formato podem ser facilitadas de maneira diferente, adicionando apenas alguns acordos simples:

• Inclusão das pautas antes da reunião
• Priorização das pautas de acordo com a urgência e importância do tema
• Limitação de tempo para discussão
• Registro dos acordos
• Início da reunião no horário

Inclusão das pautas antes da reunião

A primeira sugestão é que seja combinado com os participantes que as pautas sejam adicionadas antes do horário marcado para iniciar a reunião. Quando os acordos desse tipo não são feitos explicitamente, é muito comum termos uma pauta com poucos itens, que vai aumentando conforme a reunião vai avançando.

Se a reunião é às 15h, por exemplo, vale acordar que os itens da pauta podem ser incluídos até às 13h. Assim, é possível ter tempo para cumprir os acordos seguintes.

Priorização das pautas de acordo com a urgência e importância do tema

Depois que as pautas forem incluídas, o dono da reunião pode analisar a pauta e avaliar os itens de acordo com a urgência, importância e necessidade de debater de forma síncrona.

Urgência

Se um assunto é muito urgente, talvez a ação necessária nem seja priorizar, mas entrar em contato com o dono da pauta imediatamente. Se a urgência não for desse nível, então os itens avaliados como urgentes podem passar para a frente na pauta.

Esse acordo garante que a reunião vai priorizar o que precisa ser debatido e resolvido o mais rápido possível, dentro do tempo reservado.

Importância

Nem sempre o que é urgente é importante. Por isso, é necessário também avaliar a importância do tópico para garantir a prioridade do que realmente não pode esperar.

A importância pode ser definida pelo impacto do tema, datas fixas, impacto da falta de entrega ou qualquer outro critério que demonstre que o tema não pode ser adiado.

Necessidade de debate síncrono

Nem sempre os tópicos incluídos em uma pauta de reunião necessitam ser debatidos de forma síncrona. Nesses casos, se você está priorizando os tópicos e consegue resolver ou direcionar o assunto de maneira assíncrona, é possível enviar uma mensagem e combinar com o dono do tema a discussão assíncrona e a remoção do item da pauta.

Essa sugestão funciona apenas se a avaliação da pauta estiver sendo feita com certa antecedência. Senão, quem incluiu o item provavelmente nem vai ver a mensagem antes de entrar na reunião.

Limitação de tempo para discussão

Com a pauta devidamente priorizada, é possível estipular quanto tempo vai ser dedicado para cada tópico. É possível que essa avaliação também conclua que não vai ser possível debater todos os temas, e é interessante deixar essa informação clara no início da reunião.

É importante que o facilitador da reunião controle o tempo e faça com que ele seja respeitado. Ter um timer rodando que não é usado para nada apenas aumenta a carga cognitiva de quem facilita a reunião e não tem um benefício claro para os participantes.

Registro dos acordos

É importante deixar todos os acordos claros para os participantes da reunião. A minha sugestão é colocar os detalhes no texto do convite e relembrar antes da discussão.

Eu sei que incluir no convite pode ser uma sugestão não tão efetiva. Já cansei de colocar informações importantes, falando sobre a estrutura da reunião, no corpo do e-mail de convite e ver que, na reunião, praticamente ninguém tinha noção do que iríamos debater. Mas prefiro seguir pelo formato em que faço a minha parte e reforço para ter a atenção dos participantes e evitar atrasos por falta de atenção.

Início da reunião no horário

De nada adianta ter vários acordos para facilitar as reuniões se ficamos aguardando todas as pessoas entrarem na reunião para iniciarmos. Gosto de sempre esperar os 5 minutos de tolerância e iniciar a reunião para respeitar o tempo dos presentes. Se o dono de algum dos itens não estiver presente no momento de debater, então eu sigo para o próximo item para aproveitar melhor o tempo.

Consequentemente, conseguimos ter uma reunião que acaba no horário. Quando deixamos a reunião sempre sendo esticada, os participantes não se preocupam em debater com foco sobre os seus tópicos, já que é normal passar do horário para conseguir fazer tudo.

A facilitação padronizada das reuniões acaba treinando os participantes para participarem com foco e respeitando a dinâmica do momento. Fica melhor para quem facilita e fica melhor para quem participa.

Essas sugestões também envolvem boas práticas que observei em outras reuniões das quais participei. Fazer parte de debates com pessoas e times diferentes sempre me ajuda a aprender maneiras novas de facilitar reuniões e de aproveitar melhor o tempo das pessoas, que é sempre tão escasso.

Espero que ter compartilhado essas sugestões contigo tenha sido útil.

Até a próxima!

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