Usando Post-its para acompanhar os horários das reuniões

Eu costumo ser bem pontual. Mas, ao mesmo tempo que quero manter a pontualidade, também não quero deixar uma reunião passar sem ser bem-aproveitada. Por isso, gosto de fazer um planejamento simples antes de iniciar as reuniões que estou facilitando.

Neste post, vou compartilhar como faço esse planejamento e o acompanhamento dele durante reuniões em que sou a facilitadora.

Planejando a reunião

Pode parecer uma dica muito simples, mas costuma me ajudar muito. Resumindo, o que eu faço em determinadas reuniões é simplesmente usar um post-it para marcar os intervalos de tempo disponíveis para cada tópico.

Para organizar esses intervalos, avalio o que vai ser discutido e qual é o resultado esperado da reunião. De acordo com isso, faço a divisão dos blocos de tempo. Por exemplo, pensando em uma Retrospectiva de 1 hora de duração, eu poderia organizar da seguinte maneira:

• 5 minutos: conversa inicial
• 5 minutos: explicação da dinâmica
• 10 minutos: preenchimento dos post-its
• 20 minutos: leitura e discussão
• 10 minutos: criação do plano de ação
• 10 minutos: encerramento

Se a reunião é em horário fechado como das 13h às 14h, por exemplo, esse planejamento já é o suficiente. Mas, se é em algum horário quebrado como das 13h15 às 14h15, eu costumo anotar nesse formato:

• 13h15: conversa inicial
• 13h20: explicação da dinâmica
• 13h25: preenchimento dos post-its
• 13h35: leitura e discussão
• 13h55: criação do plano de ação
• 14h05: encerramento

Assim, eu considero o horário de início de cada bloco, ao invés da duração. Os dois formatos funcionam e a minha sugestão é que se escolha o formato que exija menos cálculos durante a reunião.

Acompanhando o planejamento

Com esse planejamento pronto, é hora de usar o post-it para acompanhar a reunião. Como é um post-it, costumo colar abaixo do monitor, em uma parte bem visível. A exceção é em reuniões com muitos blocos de tempo. Nesses casos, costumo colar na mesa, para conseguir riscar o que já passou.

Para mim, a maior vantagem de ter os blocos anotados com antecedência é a possibilidade de ajustar o tempo restante. Digamos que, no exemplo, os blocos de leitura e discussão já tenham atingido os 20 minutos, mas ainda existem pessoas na fila querendo falar. Eu posso tomar a decisão de descontar um tempo dos próximos blocos, cancelar algum dos blocos, se possível, ou até mesmo adiantar para o time que podemos seguir com a discussão mas isso significa que vamos encerrar depois do horário planejado.

Às vezes, a decisão pode ser não ter nenhum bloco de tempo além do atual para favorecer a discussão e escolher marcar uma nova agenda para seguir com os próximos passos. Independentemente da decisão, estar com o gabarito da reunião no post-it me ajuda a ter uma visão do todo e a fazer esse controle de tempo sem precisar organizar algo na hora e perder o foco na reunião.

O ponto principal dessa dica é que o planejamento não precisa ser sempre executado com perfeição. Porque mudanças podem ser feitas de forma consciente, de acordo com o que está acontecendo durante a dinâmica. Muitas vezes, planejamos uma reunião com um formato que parece muito bem pensado e descobrimos na hora que as expectativas não estão sendo atendidas. E não podemos deixar de flexibilizar o formato para chegarmos ao objetivo esperado.

Por isso, considero que saber o que se pretende de resultado e saber explicar bem essa intenção é importante. E iniciar com esse controle de tempo ajuda a organizar as nossas intenções para as reuniões.

Até a próxima!

Copiar link