Otimizando o trabalho

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #112: Otimizando o trabalho, que foi enviada no dia 03 de setembro de 2025. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Em momentos em que o trabalho está mais puxado, eu sempre penso sobre como otimizar o meu dia. Na verdade, eu tento manter uma certa organização sempre, para que a minha rotina de trabalho não tome conta da minha vida totalmente.

Depois que fiz o curso “Work Smarter, Not Harder” no Coursera, passei a incluir várias dicas na minha rotina profissional e pude comprovar que o formato que usei por anos não era o melhor. Por mais que goste de ser uma pessoa importante no trabalho e responsável por vários escopos, o melhor caminho é realmente organizar o trabalho e parar de me sentir sobrecarregada. Dessa forma, tenho conseguido entregar mais resultados do que antes, até porque sinto que produzo bem durante toda a semana.

Dado todo esse contexto, vou compartilhar na edição de hoje algumas dicas do curso. As que selecionei são as que apliquei e que entendo que realmente ajudam no dia a dia:

• Tenha um planejamento
• Saiba o que precisa fazer no dia
• Organize as suas tarefas
• Defina o que significa equilíbrio para você
• Faça tarefas mais desafiadoras no seu melhor horário
• Evite o modo multitarefa

Tenha um planejamento

Um planejamento deve deixar claro o que deve ser feito, em qual prazo e em qual ordem. Com essas informações claras, quando uma nova tarefa chegar, você consegue se organizar para encaixar essa tarefa no planejamento sem prejudicar o que já tem ou até mesmo negociar o que vai precisar deixar de fazer para atender à nova demanda.

Se você não tem claro tudo o que está sob sua responsabilidade, fica muito mais difícil lidar com as mudanças do dia a dia sem perder nada de vista.

Saiba o que precisa fazer no dia

O planejamento é o que você precisa fazer no médio a longo prazo. Mas é importante ter uma visão do que você precisa fazer no dia. Por isso, a cada dia de trabalho, pense a respeito dos seguintes itens:

• O que é prioridade para concluir hoje?
• O que posso fazer após ter concluído a prioridade de hoje?

O primeiro item diz respeito ao que você precisa fazer e o segundo item diz respeito ao que você quer fazer. Geralmente, não conseguimos escolher tudo o que vamos executar no dia, mas, se fazemos o que é preciso, vai sobrar espaço para fazer o que consideramos realmente importante.

Caso você não conheça o conceito de job crafting, essa edição da newsletter tem um texto que pode expandir essa dica de moldar o seu trabalho de acordo com o que você considera importante.

Organize as suas tarefas

As suas tarefas podem ser organizadas de uma forma que evite atrasos e horas extras. Se você organizar corretamente e seguir a dica anterior, certamente vai conseguir manter uma semana tranquila e produtiva de trabalho.

As suas tarefas devem ser organizadas por:

• Prioridade
• Prazo
• Passos que precisam ser seguidos
• Data de início
• Para quem é essa entrega
• Quanto tempo leva para concluir
• O que é preciso fazer para completar o trabalho

É importante entender as tarefas para conseguir organizá-las corretamente. Por isso, é sempre bom alinhar as expectativas com quem está demandando a execução da tarefa. Caso isso não seja possível, talvez você esteja recebendo uma tarefa que não é tão importante assim e, consequentemente, ela não deve passar na frente do que você já tem planejado.

Defina o que significa equilíbrio para você

Por mais que a gente espere que a empresa entenda que todos nós precisamos descansar para fazer um bom trabalho e ter equilíbrio entre as vidas pessoal e profissional para seguir trabalhando bem, nem sempre isso acontece. Mesmo que aconteça, não deixa de ser uma responsabilidade individual entender o que cada um de nós precisa para ser feliz.

Então, cabe a você definir o que você considera uma vida equilibrada e como você consegue atingi-la com o trabalho que você tem agora. Talvez você chegue à conclusão de que precisa mudar de trabalho para atingir o equilíbrio, mas, geralmente, é possível reorganizar a rotina para melhorar o que já se tem.

Uma frase que me marcou no curso diz que é importante lembrar que eu sou quem ensina às outras pessoas como eu posso ser tratada. Impor limites pode ser difícil, mas todos nós sabemos que precisamos deles.

Um exemplo disso que eu tenho para passar é a quantidade de reuniões que eu costumava ter na minha agenda. Eu vivia reclamando que essas reuniões me atrapalhavam e que não poderia deixar de fazer hora extra para cumprir todas as minhas tarefas por causa delas. Na verdade, o problema não estava nas reuniões, mas sim no fato de que eu não priorizava as minhas demandas. Se o assunto da reunião é menos importante do que o que eu tenho que fazer no momento, eu posso negar a reunião, sugerir um novo horário ou sugerir que o tópico seja discutido de forma assíncrona. Se eu só aceito tudo sem questionar, certamente todos vão entender que a forma mais fácil de falar comigo é marcando uma reunião.

Faça tarefas mais desafiadoras no seu melhor horário

Sempre que possível, se organize para fazer as tarefas mais desafiadoras no seu melhor horário, ou seja, no momento em que você consegue ser mais produtivo. Eu, por exemplo, sou muito mais produtiva de manhã. Por isso, reservo momentos de foco na agenda para atividades mais exigentes nesse turno.

Reservar horários de foco na agenda ajuda também a sinalizar para outras pessoas que você estará ocupado em determinados momentos do dia. Se você trabalha com pessoas que sabem usar a agenda corretamente, certamente essa informação vai ser levada em consideração no momento de marcar algo.

Observe o seu nível de energia durante o dia e use os dados dessa observação para definir quando cada tipo de atividade funciona melhor para você.

Evite o modo multitarefa

É muito fácil se perder no meio de várias tarefas diferentes e querer ficar mudando de contexto para entregar tudo o mais rápido possível. Mas o modo multitarefa é um mito e o custo de mudar de contexto é muito alto, o que significa que não vale a pena dividir a atenção.

Outro ponto importante é que ficamos com um resíduo da nossa atenção na tarefa anterior. Quando não concluímos uma tarefa e vamos para a próxima, provavelmente não vamos dedicar toda a nossa atenção para a tarefa atual. E a culpa é da tarefa incompleta que está nos esperando.

Para evitar esse tipo de problema, evite iniciar novas tarefas antes de concluir o que está fazendo atualmente. Caso seja inevitável trocar de contexto, escreva sobre a tarefa atual, descrevendo em que passo você parou e qual seria a próxima atividade. Assim, você facilita para você mesmo no momento de retomar a tarefa anterior e não precisa ficar pensando no que ficou pendente, já que vai estar tudo registrado.

Essas dicas foram as mais certeiras no meu caso. E foi muito bom revisar as minhas anotações e relembrar a origem de algumas práticas. Caso você esteja se sentindo muito exigido no trabalho ao mesmo tempo que sente que poderia produzir mais, eu espero que essas dicas também te ajudem.

Até a próxima!

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