Atalhos de produtividade

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #131: Atalhos de produtividade, que foi enviada no dia 27 de maio de 2026. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Mesmo com a IA podendo ajudar em várias tarefas, eu gosto de pensar sobre quais atalhos manuais eu posso tomar para facilitar o meu dia a dia e me sentir mais produtiva. Esses atalhos são várias dicas que eu pensava em compartilhar, mas que talvez não fossem o suficiente para uma edição. Por isso, eu juntei vários deles para compartilhar de uma vez.

Quando eu falo de produtividade aqui, eu não estou falando apenas de trabalho. Algumas coisas estão relacionadas com a minha casa e com os meus projetos, por exemplo. Na verdade, a maioria não está relacionada com o trabalho.

Hoje eu vou compartilhar os seguintes atalhos:

• Template para as edições
• Anotar imediatamente
• Cardápio e lista de compras
• Tarefas de casa no calendário

Antes eu queria falar sobre como definir atalhos para o seu caso específico. Todas essas práticas surgiram de alguma dor. Seja porque eu estava gastando muito tempo, gerando retrabalho e desperdício, ou esquecendo de itens importantes. Por isso, eu deixo a recomendação de que você avalie as suas atividades diárias para entender os seguintes pontos:

• Eu tenho alguma tarefa repetitiva que poderia ser facilitada?
• Eu estou perdendo algo ou sofrendo com algo que poderia ser evitado com organização?

Depois que a gente encontra uma dor e resolve ela, parece óbvio e até inexplicável ficar tanto tempo com um mesmo problema. Mas acredito que é natural escolhermos suportar problemas pequenos do que ter que lidar com eles.

Outra abordagem interessante é tentar aplicar imediatamente o que aprendeu. Como alguém que gosta de ler e estudar, costumo revisar as minhas notas pensando onde posso aplicar o que estou aprendendo. Nem sempre consigo encaixar algo, mas, quando consigo, me sinto mais motivada a seguir aprendendo e consigo melhorar a minha rotina.

Sem mais delongas, segue a lista de atalhos que tenho usado para ser mais produtiva.

Template para as edições

Esse é um problema pequeno que demorei para perceber o quanto me impactava. No início da newsletter, eu buscava imagens no Unsplash para usar como capa de cada edição. Além de precisar escolher uma capa que fizesse sentido com o tema, eu também adicionava na edição os créditos do fotógrafo e sempre ficava na dúvida se escolhi uma boa imagem.

Até que um dia eu acessei a home do Lenny’s Newsletter no Substack e percebi que ele usava um template padrão para cada edição. Uma solução muito simples, mas que, na hora, eu percebi que diminuía e muito o tempo necessário para criar uma capa para uma nova edição.

Talvez eu precise esclarecer aqui que eu sou muito indecisa e pouco letrada nessa parte de escolher imagens. Por isso, ter essa tarefa aqui e no blog parecia coisa demais. No blog, eu resolvo o problema transformando a imagem em preto e branco, mas na newsletter eu vivia achando a home uma bagunça. Com essa solução, parece que todos os meus problemas foram resolvidos no meu tribunal de minúsculas causas.

Eu criei um template no PowerPoint e agora eu só preciso editar o número e o título da edição e exportar a imagem. Funcionou tanto que acabei usando a mesma solução para as capas dos envios do Clube do Livro para Introvertidos.

Anotar imediatamente

Eu estou sempre pensando sobre coisas que eu preciso fazer e, muitas vezes, eu esquecia de muitas tarefas porque eu simplesmente não anotava assim que lembrava. Pior do que esquecer é quando a demanda fica na cabeça o tempo todo e a gente não consegue parar de pensar nela. Anotar resolve isso também.

Atualmente, eu uso o Microsoft To Do para as minhas listas de tarefas e eu tenho uma lista chamada “Ações pontuais”. Nela, eu incluo qualquer anotação de qualquer coisa que eu lembre, assim que eu penso a respeito. Se é uma tarefa que tem prazo, eu anoto já configurando um prazo para ela. Senão, essa lista é revisada durante o meu planejamento semanal e eu vejo o que posso executar durante a semana.

Caso você não tenha um software de listas, usar o bloco de notas, um caderno ou até mesmo post-its pode ser suficiente. O importante é anotar os itens para não esquecer e para não deixar coisas pequenas ocuparem a sua mente mais do que o necessário.

Cardápio e lista de compras

Falando em coisas que ocupam a mente mais do que o necessário, esse é um problema que eu imagino que todo adulto enfrenta: comer bem em casa. Pedir delivery facilita muito a vida e nem sempre parece caro. Só que, quando somamos cada pedido, acaba ficando pesado no final do mês. Por isso, eu sempre tento fazer comida em casa.

Comer em casa tem mais de um desafio. O primeiro é saber cozinhar, depois vem o desafio de saber o que cozinhar. O que fizemos aqui em casa foi incluir a construção do cardápio da semana durante o planejamento semanal. O MVO me ajudou muito nessa etapa e, seguindo os exercícios sugeridos, eu entendi o que eu gostava de comer e que estava de acordo com a dieta que eu precisava seguir. Com isso, montar o cardápio virou selecionar pratos de uma lista sem muita dificuldade.

Com o cardápio pronto, eu consigo montar uma lista de compras com o suficiente para a semana, evitando desperdícios e, principalmente, a compra de guloseimas. Depois que tu aprende o quanto tu precisa para durar uma semana inteira, o valor das compras do supermercado diminui bastante.

Tarefas de casa no calendário

Aqui em casa, nós colocamos muitas coisas no calendário compartilhado. Recentemente, começamos a incluir os dias de limpeza da casa para nos lembrar da ordem de limpeza de cada cômodo.

Aprendi também com o MVO a montar um cronograma de limpeza para manter a casa sempre em dia e manter a organização sem muito esforço. É um desafio seguir o cronograma sempre, porque a vida acontece e nem sempre temos energia para arrumar a casa no final do dia. Mas, quando seguimos o planejamento, conseguimos ter um ambiente organizado e possível de ser mantido assim por um longo período.

Caso você tenha algum atalho de produtividade que deseja compartilhar, te convido a deixar o seu comentário. É sempre bom saber o que as pessoas estão fazendo para tornar a vida mais fácil.

Até a próxima!

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