Como gerenciar a sua agenda

Uma das coisas que define se a minha semana vai ser tranquila ou não é o meu nível de dedicação para gerenciar a minha agenda. Quando perco o foco e não consigo organizar a minha agenda de maneira que eu tenha pausas e momentos de foco durante o dia, é quase certo que a semana vai ser muito cansativa.

Pensando nisso, eu sempre tento me dedicar para gerenciar a minha agenda. Como percebo que essa atividade não é feita por muitas pessoas e acredito que todos podem se beneficiar com isso, escrevi esse post para compartilhar os meus motivos e como você também pode gerenciar a sua agenda.

Vantagens de ter uma agenda bem gerenciada

Ter um dia de trabalho organizado

Quando mantemos o nosso dia de trabalho sem nenhuma organização na agenda, é provável que vamos deixar alguns compromissos passarem desapercebidos. O melhor exemplo disso é para atividades com prazo. A melhor forma de acompanhar prazos, na minha opinião, é incluir os prazos e alguns lembretes na agenda. Assim, nenhum evento é perdido e a carga cognitiva de atender aos prazos é menor, já que sabemos que está registrado.

Incluir na agenda eventos para ter momentos de foco, pausas e outros marcos importantes do dia também ajuda na organização. Se você tem uma rotina de aprendizado contínuo, também é útil incluir eventos dedicados para os estudos.

Rotina menos cansativa

Um dia de trabalho organizado também implica em uma rotina menos cansativa. Porque quando estamos organizados, conseguimos encaixar pausas durante o dia e fazer todo o trabalho necessário durante o horário comercial.

Obviamente, só funciona se seguimos a organização que está na agenda.

Fazer mais em menos tempo

Com momentos de foco, é possível fazer mais em menos tempo. Usar técnicas como o Pomodoro para focar e executar a lista de tarefas é uma ótima forma de aumentar a produtividade sem necessariamente passar muito tempo dedicado às tarefas.

Como fazer a gestão da sua agenda

Enviar convites com título e descrição

Para que a agenda esteja minimamente organizada, ter títulos descritivos em cada evento é um bom início. Se você está incluindo mais pessoas no evento, ter uma descrição a respeito também apoia na gestão da agenda de quem recebe o convite.

Nos convites de reuniões, também é interessante incluir o local, que pode ser uma sala física ou um link de chamada de vídeo.

Já escrevi aqui no blog dois posts com mais algumas dicas sobre como marcar reuniões:

1. Dicas para Reuniões Remotas - Parte 1
2. Dicas para Reuniões Remotas - Parte 2

Colorir os eventos na agenda

Uma funcionalidade que descobri por acaso, vendo a agenda de uma colega há anos atrás, é a de colorir os eventos. Parece algo puramente estético e talvez até desnecessário, mas ter uma cor diferente para cada evento ajuda muito a entender quanto tempo vai ser dedicado para cada tema durante o dia.

As agendas costumam fornecer essa funcionalidade no formato de categorias, o que significa que é possível escolher uma cor e um nome.

Sugestões de categorias que podem ser criadas:

• Momentos de foco
• Agendas da Squad
• Agendas corporativas
• Ausências

Responder aos convites recebidos (aceitar, recusar, provisório, sugerir novo horário)

Uma característica de muitas agendas que consulto para verificar os horários disponíveis e enviar convites é a falta de status nos convites. Quando você recebe um convite, é possível aceitar, recusar ou dar uma resposta provisória. Ao enviar uma resposta, o evento na agenda vai exibir o seu status (disponível, provisório ou indisponível) em cada horário do dia.

Além de ser uma boa visão para o dono da agenda e uma resposta importante para quem enviou o convite, ter os status em dia ajuda quem vai enviar novos convites a entender quando alguma nova reunião pode ser marcada.

Incluir as ausências

Se você estará indisponível em algum momento e já sabe disso, não custa incluir um evento com a ausência na agenda. É uma boa prática incluir a ausência considerando desde o momento em que você sairá da frente do computador até o momento da volta. Por exemplo, se você tem uma consulta médica às 16h, leva 15 minutos no deslocamento e acha que vai durar aproximadamente 30 minutos, um evento das 16h às 16h30 não vai refletir corretamente a sua indisponibilidade. Nesse caso, podemos criar um evento de ausência das 15h45 às 16h45.

Incluir os momentos de foco

Como mencionei nas vantagens, ter a agenda organizada permite fazer mais com menos tempo. Se você tem uma agenda com muitas reuniões, não se organizar pode significar fazer hora extra e se cansar mais durante o dia. Por isso, recomendo que você marque momentos de foco na agenda.

Durante esses momentos, o ideal é que você tenha uma lista de tarefas priorizadas para executar e use técnicas como o Pomodoro para ter mais foco no momento de executar essas tarefas. Dependendo do tempo disponível, você pode aproveitar esses momentos para também fazer as suas pausas durante o dia.

Marcar eventos como privados

Eu sou muito partidária de ter uma agenda aberta, para ficar muito clara a minha disponibilidade durante a semana. Mas existem eventos que precisam ser marcados como privados. Dentre esses eventos, posso exemplificar reuniões de alinhamento da gestão, compromissos pessoais e reuniões com pautas que possuem informações sensíveis.

Esse é um ponto bem importante de prestar atenção no momento de marcar reuniões e de incluir eventos com informações que você não gostaria de deixar visível para outras pessoas. Assim como nas outras dicas, é importante saber usar as funcionalidades da agenda para conseguir configurar essa funcionalidade corretamente.

Uma agenda bem gerida vai auxiliar no seu dia a dia e permitir que as outras pessoas também entendam a sua disponibilidade. Essas atividades que passei são simples, mas, quando aplicadas com frequência, podem ajudar e muito no dia a dia de trabalho.

Caso você queira executar essas atividades na sua agenda, as documentações das seguintes agendas podem ser úteis:

• Microsoft Outlook
• Google Agenda
• Apple Calendar

Se você iniciar uma rotina de gestão da sua agenda e passar a organizar o seu dia, tenho certeza que vai notar uma melhora na produtividade e energia ao final do dia.

Espero que ter compartilhado essas dicas tenha sido útil para a sua rotina.

Até a próxima!

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