Acompanhamento de métricas

Na edição #76 da Trilha de Valor, eu comentei sobre como faço o acompanhamento do dia a dia dos times que sou responsável. Para expandir o tema, decidi compartilhar aqui no blog quais são as ferramentas que uso para fazer esse acompanhamento.

No meu trabalho, usamos os aplicativos do Microsoft Office como ferramentas oficiais para armazenamento e gerenciamento de informações. Por isso, a maioria das ferramentas que vou sinalizar são da Microsoft. Mas todas as práticas podem ser facilmente transferidas para outras ferramentas similares.

Dito tudo isso, está na hora de compartilhar os detalhes sobre o meu acompanhamento de métricas atual.

Acompanhamento do histórico

É muito fácil esquecer como estava a situação das métricas nas semanas anteriores. Por isso, mantenho uma planilha com o histórico de métricas do time dentro do Microsoft Loop. Assim, consigo acompanhar de forma mais direta a evolução do Cycle Time e do Lead Time.

Coletar essas informações previamente também facilita o momento de gravar o vídeo que uso para compartilhar a análise das métricas com o time.

O gráfico que uso no Jira é o Control Chart. Nele, eu coleto o Cycle Time e o Lead Time dos últimos 30 dias, usando o valor da média como base.

Para consultar os dados nos filtros do Jira, configuro o seguinte:

• Lead Time: itens de Backlog até Done
• Cycle Time: itens de Doing até Done

Para as duas métricas eu seleciono o período do último mês e excluo a raia do quadro com itens de Produto e Design.

Antes de qualquer coisa, eu faço uma análise comparando o quanto os números mudaram desde a última coleta, avalio quais itens do quadro estão com valores mais discrepantes (outliers) e confiro se eles seguiram o fluxo correto do quadro.

Estamos passando por uma transição para usar a documentação do Confluence e pretendo manter o mesmo formato de acompanhamento com uma tabela simples. Como comentei, faço um acompanhamento que independe de ferramenta proprietária. Então, qualquer mudança de ferramenta, só significa que tenho que migrar os dados para outro lugar.

Vídeo semanal

O meu principal ritual de acompanhamento de métricas é a gravação de um vídeo de aproximadamente 2 minutos de duração toda quarta-feira. Eu gravo o vídeo usando o Microsoft Stream, que oferece uma opção de gravação de tela muito útil para compartilhar os dados do gráfico do Jira, que é o que costumo mostrar nesses vídeos.

Antes da gravação, eu faço a análise que expliquei no tópico anterior e só então começo a gravar. Assim, os vídeos ficam mais curtos e objetivos.

Os meus vídeos seguem geralmente o seguinte roteiro:

• Descrevo os filtros que estou usando no Control Chart
• Comparo as métricas atuais com as métricas do vídeo da semana anterior
• Destaco os outliers que identifiquei no gráfico
• Questiono o que não estiver tão claro para mim no gráfico, pedindo contexto
• Reforço os acordos que podem não estar sendo seguidos corretamente
• Indico um emoji de reação para quem está assistindo até o final

Debate assíncrono

Depois que gravo o vídeo, hospedo ele numa pasta do OneDrive compartilhada com a Squad e envio uma mensagem no Slack com o link do vídeo. Quando alguém tem a resposta para o que perguntei no vídeo ou tem alguma dúvida depois de assistir, essa discussão segue dentro da thread da mensagem que enviei no Slack.

Mais de uma vez, já fiz uma análise incorreta dos dados passados pelo gráfico. Por isso, conto com o apoio do time para interpretar os números que estou lendo. Seja porque estamos com uma automação mal configurada no quadro, um bloqueio que esqueceram de sinalizar ou uma tarefa fechada somente no dia seguinte, existem diversos motivos que impactam os números. Sem o contexto adequado, eu posso tomar decisões de ajuste que não vão ter o resultado esperado. Por isso, mantenho a atividade de acompanhamento de métricas como uma responsabilidade compartilhada com o time e não só minha.

Eu falo um emoji no final no vídeo para que quem assistiu até o final possa sinalizar que assistiu de forma mais confiável. É uma adição simples ao vídeo, mas que motiva os integrantes do time a, pelo menos, interagir na mensagem do Slack.

Resumo

Resumindo, o que faço toda quarta-feira é o seguinte:

• Analiso os valores de Lead Time e Cycle Time dos últimos 30 dias
• Gravo um vídeo com o resultado da minha análise
• Abro uma mensagem no canal do time no Slack para debate a respeito das métricas apresentadas

E as ferramentas que uso atualmente são as seguintes:

• Microsoft Loop para registrar os valores históricos de Lead Time e Cycle Time
• Microsoft Stream para gravar o vídeo com o compartilhamento da tela
• OneDrive para armazenar o vídeo na pasta compartilhada do time
• Slack para enviar o link do vídeo e abrir a discussão

É um formato simples, mas eficiente para lembrar ao time que devemos acompanhar as métricas de desenvolvimento e que seguir o processo de Engenharia é bem importante.

Gosto de organizar alguns processos de forma que o time consiga interagir e colaborar sem muito esforço. E acredito que esse formato de acompanhamento de métricas consegue atingir esse objetivo.

Espero que tenha sido útil compartilhar em mais detalhes como faço o acompanhamento de métricas junto ao time.

Até a próxima!

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