Organização das tarefas do dia a dia de trabalho

Eu já falei aqui sobre algumas ferramentas que uso para organizar o dia a dia no trabalho, mas a principal delas nunca ganhou um post dedicado. Por mais que eu use o Coda para registrar o conteúdo das reuniões que participo, o papel ainda é a minha principal forma de registrar e acompanhar as minhas tarefas.

Por mais simples que pareça, quero compartilhar aqui como uso um caderno para não perder nenhuma tarefa no trabalho.

Como incluo tarefas

Os registros que eu faço são bem simples, no início do dia eu incluo a data e vou escrevendo tarefas sempre que elas aparecem.

Exemplo:

25/03:

- Remarcar agenda de alinhamento
- Responder email do cliente
- Avisar o time sobre início da avaliação

Mesmo que eu não consiga concluir todas as tarefas no dia, eu sempre marco a data no início do dia seguinte. Assim, eu consigo acompanhar há quanto tempo a atividade está parada.

Um ponto importante que já mencionei é incluir a tarefa na lista assim que ela surge. Além de não perder nada de vista, também tem a vantagem de nos deixar focar no que importa. Tentar ficar lembrando do que precisamos fazer gasta muita energia e se torna cansativo tentar dar conta de tudo.

Como registro a conclusão das tarefas

Sempre que concluo uma tarefa, faço uma marcação sobre ela com caneta marca-texto. Mas só faço essa marca se ela foi totalmente concluída. Caso ainda precise fazer alguma coisa para considerá-la pronta, deixo ainda como pendente.

Se a tarefa for cancelada, faço um risco com uma caneta. Assim, eu consigo acompanhar o que foi concluído, o que ainda falta fazer e o que foi cancelado.

No caso de tarefas mais complexas, tento quebrar em tarefas menores, para que eu consiga ir marcando cada passo executado.

Como acompanho o que deve ser feito

Como comentei, todos os dias inicio uma nova seção com a data do dia. Também aproveito a manhã para verificar o que tenho de pendente dos dias anteriores.

Durante o dia, costumo incluir na agenda momentos de foco. São nesses espaços que avalio o caderno novamente para ver o que posso resolver no momento. Se alguma tarefa depende de alguém, já envio as mensagens para quem for preciso e se for algo que consigo executar sem dependências faço na hora.

Ao final do dia, separo outro momento para verificar as tarefas pendentes antes de encerrar o expediente. Com essa organização, consigo fazer muitas coisas sem tanto esforço, já que está tudo descrito e só preciso executar.

Coletar as tarefas que devemos executar e deixá-las registradas para consulta futura é uma forma de tirar uma carga extra do cérebro. E marcar as tarefas concluídas também traz uma boa sensação de estar sendo produtivo.

De vez em quando é bom lembrar das coisas mais simples, para nos ajudar na produtividade ao invés de se perder num mar de ferramentas que nem sempre são úteis.

Espero que tenha sido útil e até a próxima!

Copiar link